Как приспособиться к работе из дома, если всех перевели на удалённую работу, какие сервисы помогут оставаться на связи и почему в рабочем чате не место солнечным единорогам ‒ советы, которые помогут выжить временному удалёнщику
Если слова года-2019 так или иначе связаны с экологией (Upcycling ‒ производство из переработанных материалов, Climate strike ‒ климатическая забастовка, Climate emergency ‒ чрезвычайная климатическая ситуация), то в 2020 все шансы стать словом года ‒ у коронавируса COVID-19.
Действительно ли коронавирус так опасен, как твердят СМИ, ‒ вопрос спорный. Пока ВОЗ оценивает смертность от COVID-19 на уровне 3-4%. Для сравнения ‒ у гриппа 1%, у ближневосточного респираторного синдрома MERS (2006 год) ‒ 10%.
Тем не менее объявлена пандемия, на фондовых рынках паника, страны закрывают границы и отправляют приезжих на карантин. Предприятия закупают санитайзеры, медицинские тепловизоры, отменяют совещания и командировки сотрудников.
В ОАЭ и Японии госучреждения обязаны перевести сотрудников на удалённую работу.
Все китайские сотрудники Лаборатории Касперского работают из дома.
Microsoft рекомендовал сотрудникам по возможности работать дома, Twitter перевёл всех сотрудников на удалённую работу.
Райффайзенбанк, Росбанк и ВТБ запретили работникам приходить в офис, если есть признаки простуды.
Россия меньше других охвачена паникой ‒ 75% российских работодателей не принимают никаких мер по защите от коронавируса. Но в ближайшем будущем ситуация изменится ‒ если количество заболевших будет расти такими же темпами, как в Италии.
И тогда удалённая работа станет реальностью для всех, кто работает в офисе и кому для работы достаточно телефона и компьютера с выходом в Интернет.
Как превратить диван в рабочее место ‒ проблемы удалёнщика
Представь: завтра руководство компании объявит, что временно переводит всех сотрудников на удалённую работу. Даже если никогда не мечтал работать из дома ‒ придётся приспосабливаться.
Мы поговорили с опытными удалёнщиками и узнали, какие проблемы могут возникнуть и как их решить.
Для полноценной работы из дома нужны минимум три условия:
- Высокоскоростной стабильный интернет
- ПО для связи с коллегами и планирования/выполнения рабочих задач
- Возможность сосредоточиться на работе
Технические проблемы помогут решить коллеги, но создать условия для работы ‒ это только твоя задача.
Если в семье маленький ребёнок или инвалид, за которым нужен уход, ‒ дома ты работать не сможешь. Арендуй квартиру на месяц ‒ коворкинг во время эпидемии не вариант.
Но даже если проблем с переходом на дистанционную работу не должно быть ‒ они появятся.
Домашние дела
Семья считает, что параллельно с работой можешь помочь по дому ‒ съездить в магазин, сделать уборку, погулять с собакой, свозить ребёнка в кружок. «Это же всего полчаса-час, ты на работе дольше кофе пьёшь с коллегами».
Что делать
Сразу говори решительное «Нет». Семья должна уяснить ‒ ты на работе и отвлекать тебя нельзя.
Прокрастинация
Не нужно тратить время на дорогу до работы ‒ можно поспать лишние час-полтора. Или вообще встать за 15 минут до начала рабочего дня ‒ ведь мучиться со стрелками или наглаживать рубашку не надо.
Потом подъём сдвигается ещё на 10 минут, полчаса, час ‒ заставить себя встать становится всё труднее.
Что делать
Собери волю в кулак. Заводи будильник каждый день так, чтобы приступать к работе вовремя. Не получается ‒ придумай, что точно заставит проснуться: погуляй с собакой, выйди на пробежку.
Стресс
Ты привык к чёткому разграничению: работа ‒ в офисе, семья и друзья ‒ дома. На удалёнке всё иначе. Приходится прерывать работу, чтобы помочь домашним или друзьям. Задачи не закончены ‒ доделываешь работу вечером.
В результате возникает ощущение, что ты всё время на работе и зря тратишь время, которое мог бы посвятить рабочим задачам.
Что делать
Соблюдай сроки начала и конца рабочего дня. Отключи рабочие чаты и мессенджеры после 20.00. Выходные ‒ время для семьи и хобби. Если всё время будешь «на работе» ‒ закончишь выгоранием.
Ощущение изоляции
После офиса сложно привыкнуть к общению только через чат и мессенджер. Очень не хватает разговоров с коллегами ‒ по делу и на кухне. Могут провисать срочные вопросы ‒ если собеседник не отвечает.
Часто возникает банальное недопонимание ‒ ты написал одно, а собеседник понял совсем другое.
Что делать
Грамотно настроить систему удалённой коммуникации и отслеживания рабочих задач, а также освоить этикет общения в чатах и мессенджерах.
Какие сервисы помогут организовать общение с коллегами и рабочий процесс
Вот какие сервисы для удалёнщиков мы протестировали и рекомендуем попробовать.
Корпоративный мессенджер
Очень удобный мессенджер ‒ Slack. Его несомненные плюсы:
- Прост для освоения
- По-разному уведомляет о новом сообщении ‒ сразу понимаешь, написали тебе или в общий чат
- Интегрируется буквально со всеми внешними сервисами и соцсетями
- Можно передавать любые файлы и ссылки
- Участники чата легко объединяются в группы, при необходимости ‒ закрытые для просмотра остальными
- Архив сообщений доступен без ограничений
- Есть бесплатная версия сервиса ‒ без ограничения времени или объёма файлов
Для связи с коллегами можно использовать даже самые обычные мессенджеры ‒ Telegram и Viber. По сравнению с электронной почтой любой мессенджер увеличивает скорость и простоту общения. Если лень или некогда писать ‒ используй видеосвязь по Skype.
Кстати, с 10 марта 2020 Microsoft добавил видеосвязь в бесплатную версию Teams ‒ на 6 месяцев. Google обещает бесплатный доступ до 1 июля 2020 к расширенным функциям для проведения встреч (Hangouts Meet) всем клиентам G Suite и G Suite for Education.
Планировщики
В компании наверняка уже используется CRM-система, нужно только войти в свой аккаунт ‒ и вот ты уже практически на работе.
Если такой системы нет или что-то не устраивает ‒ попробуй один из этих планировщиков. Бесплатных, кстати.
Trello ‒ популярное приложение, имеет вид канбан-доски. Создаёшь задачу и меняешь её статус по мере выполнения. Можно прикреплять вложения, назначать исполнителей, контролировать сроки.
Google Keep ‒ сам синхронизируется с сервисами Google. Очень удобно использовать со смартфона. Заметкой может стать что угодно ‒ даже голосовое сообщение. Если завязан на Google ‒ попробуй.
Microsoft To Do ‒ подскажет, какие задачи требуют срочного решения. Подходит тем, кто работает в основном с Microsoft. И фанатам Wunderlist, который прекратит работу 6 мая 2020.
MyLifeOrganized ‒ для сторонников канбана. Можно выстроить бесконечную иерархию задач ‒ если любишь, чтобы всё по полочкам.
Как общаться в рабочем чате так, чтобы тебя поняли
Вполне сложился этикет письменного общения с коллегами.
Базовых правил три ‒ экономь своё время, береги чужое время, уважай собеседника.
Вот как это выглядит на практике ‒ 8 простых правил общения в рабочем чате.
1. Отправляй сообщения только в рабочее время
Уведомления о сообщении в нерабочее время нервируют, даже если не собираешься их читать. А вдруг форс-мажор, аврал и вообще конец всему? Бросаешь дела, открываешь чат ‒ представь, как обидно увидеть там чьи-то рассуждения, которые вполне могли подождать до завтра.
2. Не надо мусорить в чате
Мусор ‒ это всё, что не относится к работе. Гифки, мемчики, новости ‒ создайте с коллегами или специальный чат, или отдельный канал.
Не добавляй эмодзи в каждое предложение. Это просто дурной тон.
3. Не надо лишнего
Например, если нужно узнать мнение коллег по вопросу ‒ не надо посылать сообщение каждому. Достаточно написать несколько вариантов решения ‒ пусть все в чате голосуют.
4. Следи за качеством
Уважение к собеседнику проявляется и в том, как ты оформляешь сообщения. Опечатки, жаргонные словечки, сокращения требуют дополнительных усилий для понимания.
В любом мессенджере можно отредактировать даже отправленное сообщение ‒ потрать лишнюю секунду.
5. Аудиосообщения ‒ не для групповых чатов
Голосовые сообщения не нужно использовать в групповых чатах ‒ они требуют времени на прослушивание, их трудно запомнить и на них трудно ссылаться.
Кроме того, большинство людей ‒ визуалы, им легче воспринимать информацию зрительно. Хочешь, чтобы все всё поняли ‒ откажись от голосовых сообщений.
6. Сообщение ‒ это законченная мысль
Безумно раздражает череда коротких сообщений. Сидишь и ждёшь, пока собеседник пишет следующую мысль. К тому же в любой момент может отвлечься ‒ мало ли, кошка вазу уронила. А ты ждёшь.
Пиши любое сообщение так, чтобы к нему был минимум вопросов. Не просто «Нет», а «Мы уже в декабре пробовали, юристы не пропустили».
7. Не давай негативных оценок
Не пиши так, будто ведёшь устный диалог. В разговоре можно смягчить смысл интонацией, жестом, улыбкой, но на письме остаются только буквы.
Не забудь ‒ всё, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно. И даже смайлик не спасёт.
8. Подтверждай свои слова
Если сообщение может вызвать недоверие ‒ прикрепи ссылку на источник. Поверь ‒ сэкономишь массу времени и себе, и коллегам.
Как приспособиться к работе из дома, если всех перевели на удалённую работу, какие сервисы помогут оставаться на связи и почему в рабочем чате не место солнечным единорогам ‒ советы, которые помогут выжить временному удалёнщику
Если слова года-2019 так или иначе связаны с экологией (Upcycling ‒ производство из переработанных материалов, Climate strike ‒ климатическая забастовка, Climate emergency ‒ чрезвычайная климатическая ситуация), то в 2020 все шансы стать словом года ‒ у коронавируса COVID-19.
Действительно ли коронавирус так опасен, как твердят СМИ, ‒ вопрос спорный. Пока ВОЗ оценивает смертность от COVID-19 на уровне 3-4%. Для сравнения ‒ у гриппа 1%, у ближневосточного респираторного синдрома MERS (2006 год) ‒ 10%.
Тем не менее объявлена пандемия, на фондовых рынках паника, страны закрывают границы и отправляют приезжих на карантин. Предприятия закупают санитайзеры, медицинские тепловизоры, отменяют совещания и командировки сотрудников.
В ОАЭ и Японии госучреждения обязаны перевести сотрудников на удалённую работу.
Все китайские сотрудники Лаборатории Касперского работают из дома.
Microsoft рекомендовал сотрудникам по возможности работать дома, Twitter перевёл всех сотрудников на удалённую работу.
Райффайзенбанк, Росбанк и ВТБ запретили работникам приходить в офис, если есть признаки простуды.
Россия меньше других охвачена паникой ‒ 75% российских работодателей не принимают никаких мер по защите от коронавируса. Но в ближайшем будущем ситуация изменится ‒ если количество заболевших будет расти такими же темпами, как в Италии.
Как превратить диван в рабочее место ‒ проблемы удалёнщика
Представь: завтра руководство компании объявит, что временно переводит всех сотрудников на удалённую работу. Даже если никогда не мечтал работать из дома ‒ придётся приспосабливаться.
Мы поговорили с опытными удалёнщиками и узнали, какие проблемы могут возникнуть и как их решить.
Для полноценной работы из дома нужны минимум три условия:
Технические проблемы помогут решить коллеги, но создать условия для работы ‒ это только твоя задача.
Если в семье маленький ребёнок или инвалид, за которым нужен уход, ‒ дома ты работать не сможешь. Арендуй квартиру на месяц ‒ коворкинг во время эпидемии не вариант.
Но даже если проблем с переходом на дистанционную работу не должно быть ‒ они появятся.
Домашние дела
Семья считает, что параллельно с работой можешь помочь по дому ‒ съездить в магазин, сделать уборку, погулять с собакой, свозить ребёнка в кружок. «Это же всего полчаса-час, ты на работе дольше кофе пьёшь с коллегами».
Что делать
Сразу говори решительное «Нет». Семья должна уяснить ‒ ты на работе и отвлекать тебя нельзя.
Прокрастинация
Не нужно тратить время на дорогу до работы ‒ можно поспать лишние час-полтора. Или вообще встать за 15 минут до начала рабочего дня ‒ ведь мучиться со стрелками или наглаживать рубашку не надо.
Потом подъём сдвигается ещё на 10 минут, полчаса, час ‒ заставить себя встать становится всё труднее.
Что делать
Собери волю в кулак. Заводи будильник каждый день так, чтобы приступать к работе вовремя. Не получается ‒ придумай, что точно заставит проснуться: погуляй с собакой, выйди на пробежку.
Стресс
Ты привык к чёткому разграничению: работа ‒ в офисе, семья и друзья ‒ дома. На удалёнке всё иначе. Приходится прерывать работу, чтобы помочь домашним или друзьям. Задачи не закончены ‒ доделываешь работу вечером.
В результате возникает ощущение, что ты всё время на работе и зря тратишь время, которое мог бы посвятить рабочим задачам.
Что делать
Соблюдай сроки начала и конца рабочего дня. Отключи рабочие чаты и мессенджеры после 20.00. Выходные ‒ время для семьи и хобби. Если всё время будешь «на работе» ‒ закончишь выгоранием.
Ощущение изоляции
После офиса сложно привыкнуть к общению только через чат и мессенджер. Очень не хватает разговоров с коллегами ‒ по делу и на кухне. Могут провисать срочные вопросы ‒ если собеседник не отвечает.
Часто возникает банальное недопонимание ‒ ты написал одно, а собеседник понял совсем другое.
Что делать
Грамотно настроить систему удалённой коммуникации и отслеживания рабочих задач, а также освоить этикет общения в чатах и мессенджерах.
Какие сервисы помогут организовать общение с коллегами и рабочий процесс
Вот какие сервисы для удалёнщиков мы протестировали и рекомендуем попробовать.
Корпоративный мессенджер
Очень удобный мессенджер ‒ Slack. Его несомненные плюсы:
Для связи с коллегами можно использовать даже самые обычные мессенджеры ‒ Telegram и Viber. По сравнению с электронной почтой любой мессенджер увеличивает скорость и простоту общения. Если лень или некогда писать ‒ используй видеосвязь по Skype.
Кстати, с 10 марта 2020 Microsoft добавил видеосвязь в бесплатную версию Teams ‒ на 6 месяцев. Google обещает бесплатный доступ до 1 июля 2020 к расширенным функциям для проведения встреч (Hangouts Meet) всем клиентам G Suite и G Suite for Education.
Планировщики
В компании наверняка уже используется CRM-система, нужно только войти в свой аккаунт ‒ и вот ты уже практически на работе.
Если такой системы нет или что-то не устраивает ‒ попробуй один из этих планировщиков. Бесплатных, кстати.
Trello ‒ популярное приложение, имеет вид канбан-доски. Создаёшь задачу и меняешь её статус по мере выполнения. Можно прикреплять вложения, назначать исполнителей, контролировать сроки.
Google Keep ‒ сам синхронизируется с сервисами Google. Очень удобно использовать со смартфона. Заметкой может стать что угодно ‒ даже голосовое сообщение. Если завязан на Google ‒ попробуй.
Microsoft To Do ‒ подскажет, какие задачи требуют срочного решения. Подходит тем, кто работает в основном с Microsoft. И фанатам Wunderlist, который прекратит работу 6 мая 2020.
MyLifeOrganized ‒ для сторонников канбана. Можно выстроить бесконечную иерархию задач ‒ если любишь, чтобы всё по полочкам.
Как общаться в рабочем чате так, чтобы тебя поняли
Вполне сложился этикет письменного общения с коллегами.
Вот как это выглядит на практике ‒ 8 простых правил общения в рабочем чате.
1. Отправляй сообщения только в рабочее время
Уведомления о сообщении в нерабочее время нервируют, даже если не собираешься их читать. А вдруг форс-мажор, аврал и вообще конец всему? Бросаешь дела, открываешь чат ‒ представь, как обидно увидеть там чьи-то рассуждения, которые вполне могли подождать до завтра.
2. Не надо мусорить в чате
Мусор ‒ это всё, что не относится к работе. Гифки, мемчики, новости ‒ создайте с коллегами или специальный чат, или отдельный канал.
Не добавляй эмодзи в каждое предложение. Это просто дурной тон.
3. Не надо лишнего
Например, если нужно узнать мнение коллег по вопросу ‒ не надо посылать сообщение каждому. Достаточно написать несколько вариантов решения ‒ пусть все в чате голосуют.
4. Следи за качеством
Уважение к собеседнику проявляется и в том, как ты оформляешь сообщения. Опечатки, жаргонные словечки, сокращения требуют дополнительных усилий для понимания.
В любом мессенджере можно отредактировать даже отправленное сообщение ‒ потрать лишнюю секунду.
5. Аудиосообщения ‒ не для групповых чатов
Голосовые сообщения не нужно использовать в групповых чатах ‒ они требуют времени на прослушивание, их трудно запомнить и на них трудно ссылаться.
Кроме того, большинство людей ‒ визуалы, им легче воспринимать информацию зрительно. Хочешь, чтобы все всё поняли ‒ откажись от голосовых сообщений.
6. Сообщение ‒ это законченная мысль
Безумно раздражает череда коротких сообщений. Сидишь и ждёшь, пока собеседник пишет следующую мысль. К тому же в любой момент может отвлечься ‒ мало ли, кошка вазу уронила. А ты ждёшь.
Пиши любое сообщение так, чтобы к нему был минимум вопросов. Не просто «Нет», а «Мы уже в декабре пробовали, юристы не пропустили».
7. Не давай негативных оценок
Не пиши так, будто ведёшь устный диалог. В разговоре можно смягчить смысл интонацией, жестом, улыбкой, но на письме остаются только буквы.
Не забудь ‒ всё, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно. И даже смайлик не спасёт.
8. Подтверждай свои слова
Если сообщение может вызвать недоверие ‒ прикрепи ссылку на источник. Поверь ‒ сэкономишь массу времени и себе, и коллегам.