Презентация для конференций: как не потерять смысл ради вау-эффекта

  • 8 июля 2021, 10:52
  • 493

Бизнес-презентация — незаменимый инструмент коммуникации — содержит в себе скрытое противоречие. Яркое впечатление, которое она должна произвести на слушателей, часто заслоняет контент. Но эти два полюса можно превратить в дополняющие друг друга ценности. Для этого при подготовке конференций компании и агентству-продюсеру нужно отказаться от погони за вау-эффектом и сосредоточиться на раскрытии смысла докладов и их визуализации. 

Почему презентации нужно режиссировать

Спикеры готовятся как могут: часто самим топ-менеджерам приходится открывать PowerPoint и набрасывать туда диаграммы, схемы и стратегические цифры. Они знают, чем занимается их компания, поэтому в результате получаются неплохие отчетные слайды. Но между такой презентацией и мотивирующей историей лежит бездна.

На каком-то этапе ответственному за мероприятие сотруднику кажется, что легче пойти в студию презентаций или к консультанту, чтобы снять когнитивную нагрузку по подготовке к конференции и выступлению, что всегда очень сложно, волнительно и напряженно.

Ситуация осложняется тем, что измерить эффект от презентации для компании практически невозможно. Например, какое влияние оказали презентации Стива Джобса на успех продуктов компании Apple? Бесспорно, эффект есть, но отдельно оценить их влияние сложно. Приходится опираться на ощущения вроде «я верю, что презентации важны».

А презентация должна быть путешествием для слушателей, сотрудников, потому что герои этой истории — именно они, а не важные цифры стратегии. Основная задача мероприятия — мотивировать сотрудников, чтобы вместе достичь целей компании, например определенного показателя по оборотам или прибыли. Если люди не поверят в вашу историю или не поймут ее, то не будут стремиться добиться цели — это может повлиять на устойчивость бизнеса.

Как сделать такую историю и не отвлечься на украшательство в процессе? Режиссировать весь процесс — менеджмент, сценарий и дизайн. И в первую очередь организовать всех участников процесса — от дизайнеров и тренеров по публичным выступления до спикеров.

Менеджмент. В режиссуре презентации важно не просто делать слайды или писать речь, а вникать в процесс на глубоком уровне. И управлять им нужно так, как если бы вы режиссировали кино.

Конференция — очень пластичный материал. Всегда что-то может пойти не по плану, даже если вы выстроили жесткий таймлайн. Поэтому нужно иметь запас прочности, чтобы менеджмент был плавным для всех участников проекта. 

Сценарий. Поскольку большая часть времени уходит на концепцию мероприятия, подготовку помещения и брендирование, за презентацию берутся в последний момент. В результате спикер или его помощник не успевают структурировать речь, выделить главное и подготовить слайды, которые усилят рассказ.

Специфика презентаций для конференций — необходимость личной работы, глубокого понимания и обдумывания спикером того, что он хочет сказать, зачем и каким образом. Мы помогаем осмыслять идеи спикера и делать их понятными, чтобы они находили отклик у людей, которые будут слушать выступлени.

Дизайн. Конференция — это имиджевое мероприятие, поэтому компании хотят, чтобы любая деталь выглядела ярко и эффектно. Это касается и презентации. В большинстве случаев люди боятся пустых слайдов — кажется, что они выглядят скучно и неубедительно. Так на каждый слайд попадают картинки, яркие цвета и бессмысленная анимация.

Но украшательство не помогает коммуникации, а наоборот, ее усложняет. Вместо того чтобы дополнить слова спикера, лишние визуальные элементы отвлекают участников. Как режиссеры презентаций, мы стремимся добиться вау-эффекта не с помощью дизайна, а за счет того, что этот эффект создается во всей коммуникации. Этого можно добиться, правильно выбирая слова, слоган, форму. Тогда анимация становится не способом разбавить пустой слайд с цифрой, а инструментом усиления идеи.

Вау-эффект — не главное

На самом деле красота и функциональность равны. Любой кусочек речи или визуализация — это функциональная красота, если она помогает в достижении вашей цели. Но важно не путать ее с украшательством, которое не несет никакого смысла для людей в зале.

К примеру, у нас есть красивый слайд. Он красивый, потому что на фоне стоит картинка, а поверх нее большая цифра. Но картинка может отвлекать от цифры, потому что в изображениях много визуального шума.

С точки зрения функциональности стоит спросить, чего мы хотим. Развлечь людей красивой картинкой на фоне или подчеркнуть эту цифру, чтобы люди в нее вникли? А возможно, эту цифру нужно переосмыслить и сделать для нее инфографику или анимировать ее так, чтобы идея стала очевиднее. Самое простое решение — добавить картинку на фон, потому что так слайд визуально будет выглядеть насыщеннее.

Клиентам, агентству и студии презентаций проще сделать красивый дизайн. Если убрать картинку и заострить внимание на цифре, то на спикера станет давить ответственность — зрителей ничто не отвлекает, они смотрят на цифру и ждут, когда выступающий расскажет, что она значит. Но убрать картинку будет правильнее, потому что смысл слайда не в ней, а в цифре.

Как не потерять смысл в погоне за вау-эффектом

Вау-эффект рождается не из картинок, анимации или трендовой шрифтовой пары, а из содержания, для которого подобрана правильная форма. Он производится контентом самой презентации, а визуализация только усиливает его.

Задача режиссеров презентаций — сделать так, чтобы все занимались своим делом. Когда это получается с помощью управления менеджментом, дизайном и сценарием, то вау-эффект конференции достигается не с помощью украшательства на слайдах или оформления мероприятия, а за счет правильной визуализации мысли.