Timpul trece, iar tu lucrezi tot la aceleasi lucruri. Stii ca esti destul de in urma cu programul si mereu apar lucruri mai putin importante pe care trebuie sa le faci urgent. Cu totii am fost in aceasta situatie ce putin o data in viata. In ciuda eforturilor pe care le facem pentru a ne organiza timpul in mod eficient si a fi mereu la zi cu proiectele, mereu se intampla sa ramanem in urma cu ceva.
In loc de a crea liste interminabile cu lucruri care trebuie facute, opreste-te pentru cateva minute si analizeaza care este de fapt originea problemei in legatura cu managementul timpului. Ce faci gresit si cum de mereu trece timpul alocat inainte de a termina ceea e ai de facut?
Iata cateva greseli uzuale care iti intrerup mereu munca si te fac mereu sa fii in urma cu programul:
1. Nerespectarea prioritatilor
Identificare a ce este cel mai important de facut poate fi coplesitor, mai ales in cazul in care lucrurile pe care trebuie sa le faci au un nivel de importanta asemanator. De exemplu, lucrezi la un proiect foarte important, cand un coleg iti atrage atentia asupra unui aspect urgent care tocmai a aparut.
Trebuie sa iei in calcul ca este inevitabil sa nu apara ceva urgent, deci planifica-ti un timp liber in agenda pentru astfel de situatii. Jeff Weiner (directorul general LinkedIn) spune in felul urmator: „Imi programez intre 90 de minute si doua ore de rezerva in fiecare zi. Acest sistem l-am dezvoltat pe parcursul anilor, ca raspuns la un program care devenea atat de aglomerat incat nu mai aveam timp sa imi dau seama ce se intampla in jurul meu, sau pur si simplu sa gandesc.”
A invata cum sa prioritizezi sarcinile pe care le ai de facut este un proces care necesita timp si experienta. Totusi, exita programe precum Google Keep care te pot ajuta sa iti prioritizezi sarcinile si sa menti un nivel de productivitate stabil.
2. Inceperea activitatii tarziu
Toate eforturile tale de a-ti termina lucrurile pe care le ai de facut pe parcursul unei zile vor falimenta daca iti incepi activitatea tarziu. Toti marii antreprenori si liderii influenti au acest obicei in comun: ei se trezesc devreme pentru a-si indeplini sarcinile lor importante. Inceperea zilei tarziu declanseaza efectul de domino*, iar in consecinta va trebui sa iti reprogramezi o mare parte din activitati si iti vei petrece toata ziua in graba.
*acesta spune ca o piesa de domino poate impinge o alta aflata in calea ei mai mare si mai grea cu 50%. Dupa cateva repetari, se ajunge ca prin energia generata sa darame o placa de beton.
3. Planificarea lucrurilor in mod ineficient
Nivelul de productivitate, nu numai ca variaza de la o zi la alta, dar si de la o persoana la alta. In timp ce unii oameni sunt in maxima forma in momentul in care isi deschid ochii dimineata, altii isi ating nivelul maxim ceva mai tarziu pe parcursul zilei. Cel mai bun mod de a-ti programa timpul este sa analizezi in care partea a zilei esti cel mai productiv, iar apoi sa iti programezi activitatile cele mai importante in acel interval orar.
4. Amânarea
In ceea ce priveste managementul timpului, amanarea este cel mai mare inamic al tau. Nu este nimic mai daunator pentru productivitate decat a sari de la o sarcina la alta, lasand mereu ceea ce este cu adevarat important nefacut. Nu numai ca iti mareste zilnic lista de restante, dar te si face sa te simti vinovat pentru faptul ca nu ti-ai terminat sau chiar inceput lucrurile urgente.
5. Esecul in eliminarea distragerilor
Desi majoritatea platformelor social media ne permit sa comunicam mult mai usor, ele sunt si cauza principala a faptului ca suntem distrasi in viata profesionala, dar si in cea personala.
Fie ca este telefonul care suna incontinuu, sau sunt notificarile din chat, acesti factori iti intrerup continuitatea in munca si iti scad productivitatea. Opreste toate notificarile atunci cand lucrezi la ceva foarte important pentru o ora sau doua si vei vedea cum timpul de lucru scade in timp ce calitatea creste.
6. Estimarea gresita a timpului necesar pentru o sarcina
Una dintre cele mai comune capcane in care cad oamenii ambitiosi si impulsivi este sa evalueze gresit timpul si energia necesara de care au nevoie pentru a termina o anumita sarcina. Acest comportament se intalneste foarte des la persoanele care au o parere mult prea buna despre abilitatile lor de a tine lucrurile sub control.
Daca ti se intampla si tie sa faci astfel de erori, Kimberly Medlock (experta in antrenarea productivitatii) are o solutie. Ea sugereaza sa iti notezi timpul pe care tu il consideri necesar unei sarcini, iar apoi sa il dublezi. De exemplu, daca ai impresia ca o sarcina iti va lua 20 de minute, aloca in program 40 de minute pentru acea activitate, doar pentru a fi in siguranta.
7. Multitasking
In incercarea de a deveni cat mai buni in ceea ce facem, se intampla sa cadem in capcana multitasking-ului. Din punct de vedere teoretic, multitasking-ul este vazut ca nivelul de lucru pe care orice om trebuie sa il atinga. In practica, executarea mai multor lucruri in acelasi timp nu te face sa fii mai productiv. Rezultatul incercarilor tale de a economisi timp in acest fel se finalizaeaza de multe ori prin o obtine un rezultat complet opus fata de ceea ce ti-ai propus.
In concluzie, multitasking-ul nu este pentru oricine, deci ai mult grija atunci cand esti tentat. Oricand iti permit circumstantele, concentreaza-te pe un singur lucru si fa-l cat de bine poti.
Timpul trece, iar tu lucrezi tot la aceleasi lucruri. Stii ca esti destul de in urma cu programul si mereu apar lucruri mai putin importante pe care trebuie sa le faci urgent. Cu totii am fost in aceasta situatie ce putin o data in viata. In ciuda eforturilor pe care le facem pentru a ne organiza timpul in mod eficient si a fi mereu la zi cu proiectele, mereu se intampla sa ramanem in urma cu ceva.
In loc de a crea liste interminabile cu lucruri care trebuie facute, opreste-te pentru cateva minute si analizeaza care este de fapt originea problemei in legatura cu managementul timpului. Ce faci gresit si cum de mereu trece timpul alocat inainte de a termina ceea e ai de facut?
Iata cateva greseli uzuale care iti intrerup mereu munca si te fac mereu sa fii in urma cu programul:
1. Nerespectarea prioritatilor
Identificare a ce este cel mai important de facut poate fi coplesitor, mai ales in cazul in care lucrurile pe care trebuie sa le faci au un nivel de importanta asemanator. De exemplu, lucrezi la un proiect foarte important, cand un coleg iti atrage atentia asupra unui aspect urgent care tocmai a aparut.
Trebuie sa iei in calcul ca este inevitabil sa nu apara ceva urgent, deci planifica-ti un timp liber in agenda pentru astfel de situatii. Jeff Weiner (directorul general LinkedIn) spune in felul urmator: „Imi programez intre 90 de minute si doua ore de rezerva in fiecare zi. Acest sistem l-am dezvoltat pe parcursul anilor, ca raspuns la un program care devenea atat de aglomerat incat nu mai aveam timp sa imi dau seama ce se intampla in jurul meu, sau pur si simplu sa gandesc.”
A invata cum sa prioritizezi sarcinile pe care le ai de facut este un proces care necesita timp si experienta. Totusi, exita programe precum Google Keep care te pot ajuta sa iti prioritizezi sarcinile si sa menti un nivel de productivitate stabil.
2. Inceperea activitatii tarziu
Toate eforturile tale de a-ti termina lucrurile pe care le ai de facut pe parcursul unei zile vor falimenta daca iti incepi activitatea tarziu. Toti marii antreprenori si liderii influenti au acest obicei in comun: ei se trezesc devreme pentru a-si indeplini sarcinile lor importante. Inceperea zilei tarziu declanseaza efectul de domino*, iar in consecinta va trebui sa iti reprogramezi o mare parte din activitati si iti vei petrece toata ziua in graba.
*acesta spune ca o piesa de domino poate impinge o alta aflata in calea ei mai mare si mai grea cu 50%. Dupa cateva repetari, se ajunge ca prin energia generata sa darame o placa de beton.
3. Planificarea lucrurilor in mod ineficient
Nivelul de productivitate, nu numai ca variaza de la o zi la alta, dar si de la o persoana la alta. In timp ce unii oameni sunt in maxima forma in momentul in care isi deschid ochii dimineata, altii isi ating nivelul maxim ceva mai tarziu pe parcursul zilei. Cel mai bun mod de a-ti programa timpul este sa analizezi in care partea a zilei esti cel mai productiv, iar apoi sa iti programezi activitatile cele mai importante in acel interval orar.
4. Amânarea
In ceea ce priveste managementul timpului, amanarea este cel mai mare inamic al tau. Nu este nimic mai daunator pentru productivitate decat a sari de la o sarcina la alta, lasand mereu ceea ce este cu adevarat important nefacut. Nu numai ca iti mareste zilnic lista de restante, dar te si face sa te simti vinovat pentru faptul ca nu ti-ai terminat sau chiar inceput lucrurile urgente.
5. Esecul in eliminarea distragerilor
Desi majoritatea platformelor social media ne permit sa comunicam mult mai usor, ele sunt si cauza principala a faptului ca suntem distrasi in viata profesionala, dar si in cea personala.
Fie ca este telefonul care suna incontinuu, sau sunt notificarile din chat, acesti factori iti intrerup continuitatea in munca si iti scad productivitatea. Opreste toate notificarile atunci cand lucrezi la ceva foarte important pentru o ora sau doua si vei vedea cum timpul de lucru scade in timp ce calitatea creste.
6. Estimarea gresita a timpului necesar pentru o sarcina
Una dintre cele mai comune capcane in care cad oamenii ambitiosi si impulsivi este sa evalueze gresit timpul si energia necesara de care au nevoie pentru a termina o anumita sarcina. Acest comportament se intalneste foarte des la persoanele care au o parere mult prea buna despre abilitatile lor de a tine lucrurile sub control.
Daca ti se intampla si tie sa faci astfel de erori, Kimberly Medlock (experta in antrenarea productivitatii) are o solutie. Ea sugereaza sa iti notezi timpul pe care tu il consideri necesar unei sarcini, iar apoi sa il dublezi. De exemplu, daca ai impresia ca o sarcina iti va lua 20 de minute, aloca in program 40 de minute pentru acea activitate, doar pentru a fi in siguranta.
7. Multitasking
In incercarea de a deveni cat mai buni in ceea ce facem, se intampla sa cadem in capcana multitasking-ului. Din punct de vedere teoretic, multitasking-ul este vazut ca nivelul de lucru pe care orice om trebuie sa il atinga. In practica, executarea mai multor lucruri in acelasi timp nu te face sa fii mai productiv. Rezultatul incercarilor tale de a economisi timp in acest fel se finalizaeaza de multe ori prin o obtine un rezultat complet opus fata de ceea ce ti-ai propus.
In concluzie, multitasking-ul nu este pentru oricine, deci ai mult grija atunci cand esti tentat. Oricand iti permit circumstantele, concentreaza-te pe un singur lucru si fa-l cat de bine poti.