Вот несколько советов, которые мы сформулировали на основе собственного опыта. Они помогут вам сэкономить и не растерять ценных специалистов.
Считайте расходы
Удаленная работа обещает и предприятию, и сотруднику немалую экономию: компания может сократить арендуемые площади, не закупать лишние столы и стулья; возможно, урезать ФОТ. Человек не тратит деньги на дорогу и бизнес-ланчи, да и джинсы, в которых он работает дома, стоят дешевле, чем деловой костюм. Предприятие может нанимать специалистов не только в крупных городах, но и за их пределами.
Но будьте аккуратны: очень часто выгоду, на которую вы рассчитываете, может заместить другая статья расходов. Например, вы решили нанять дистанционного специалиста в другом регионе, потому что уровень зарплат там значительно ниже. Однако HR-специалист указал, что вы имеете дело с регионом со неблагоприятными климатическими условиями, и следственно, зарплата вырастет за счет региональных коэффициентов, дополнительных надбавок и так далее. А уж в какую сумму обойдется командировка сотрудника, если он понадобится вам в офисе – и помыслить страшно.
Поэтому, если вы берете на дистанционную работу специалистов из других городов, аккуратно просчитайте «накладные расходы» - стоимость командировок, телефонных переговоров, поддержки ИТ-инфраструктуры. Подумайте, приемлема ли для вас работа с регионами, находящимися в других часовых поясах, готовы ли ваши административные службы их поддерживать.
Не путайте дистанционную работу с фрилансом, а тем более – аутсорсингом. В первом случае сотрудник сохраняет те же права и обязанности, что и специалист, работающий в офисе. А это значит, что вы продолжаете платить все социальные взносы, заниматься его мотивацией, обучением и проч. Согласно российскому законодательству, вы даже можете установить график работы, удобный для вас. Работодатель не обязан организовывать дистанционному сотруднику рабочее место (но все необходимые для работы устройства – обязан). С помощью перехода на «удаленку» у вас не получится законным образом перевести на меньшую зарплату сотрудника, который уже состоит в штате. (То есть если ваш специалист выполняет весь месячный объем за неделю, а оставшиеся три недели пьет чай, вам придется его сокращать, а не переводить на дистанционную работу).
Оцените степень готовности
Определите, какие функции вы готовы перевести в режим удаленной работы. Некоторые должности нельзя занимать, не присутствуя в офисе каждый день. Вряд ли секретарь или HR-менеджер (пометка: HR, а не рекрутер) смогут работать дистанционно. А вот IT-служба, дизайнеры или копирайтеры вполне справятся со своими обязанностями дома.
Посмотрите, насколько готов к самостоятельной работе сотрудник. Если он не способен работать без «надзирателя» за соседним столом, а важные вопросы готов обсуждать исключительно при личной встрече, вряд ли он будет эффективно трудиться дистанционно.
Подготовьте почву
Подумайте, сможете ли вы обеспечить такого сотрудника всем необходимым. Согласно российскому законодательству, работодатель обязан обеспечить дистанционного работника нужными в работе средствами. Очевидно, что ему понадобится доступ к сетевым папкам и интранету. Не нужен ли ему новый ноутбук и дополнительное оборудование: принтер (офисным пользоваться он уже не сможет), шредер? Продумайте, как вы будете организовывать встречи отделов. Возможно, вам понадобится сервис для телефонных конференций и общие календари. А как вы будете отслеживать выполнение задач, вести совместную работу над документами? Продумайте все эти нюансы заранее, исправлять технические погрешности во время аврала – не самый лучший вариант.
Установите KPI
Определите для себя, как вы будете оценивать эффективность работы дистанционного сотрудника, продумайте формат отчетности. Довольно часто сотрудник, работающий удаленно, ассоциируется у коллег с бездельником в пижаме, неспешно поедающим обед за просмотром сериалов, в то время как сам специалист утверждает, что работает день и ночь. Во избежание недопонимания установите подчиненному план. Определите, сколько договоров вам должен подготовить юрист и сколько текстов должен писать копирайтер. Обсудите вопросы коммуникации: если сотрудник будет два дня отвечать на одно электронное письмо, вряд ли ваша совместная работа будет продуктивной. Обязательно пропишите все обязанности и KPI в трудовом договоре. Тогда вы обезопасите себя от бездельничества сотрудника.
Используйте тестовый период
Это не всегда возможно, но если инициатива перейти на удаленную работу исходит от сотрудника, обязательно установите такому специалисту испытательный срок (это возможно, если вы заключили новый трудовой договор, если же меняются условия труда, это условие не применимо). Так вы сможете понять, насколько другим людям комфортно работать в новом формате с этим сотрудником, не страдает ли качество.
Не забудьте об обратной связи
Ничто так не демотивирует человека, как ощущение безразличия своего руководства и чувство, что он работает для самого себя. Потратьте несколько минут на общение со своим коллегой. Если сотрудник прислал вам какой-то файл, подтвердите его получение. Работник смонтировал ролик, который попал в ТОП YouTube? Сообщите об этом! Вы защитили его проект на многомиллионный бюджет? Поздравьте его! Тогда у вашего коллеги не пропадет желание работать дальше.
Как вы видите, нанять сотрудников на дистанционную работу не так сложно. Главное – определить алгоритм действий, подготовить подчиненных, работающих in-house и быть готовым к возможным сложностям.
Вот несколько советов, которые мы сформулировали на основе собственного опыта. Они помогут вам сэкономить и не растерять ценных специалистов.
Считайте расходы
Удаленная работа обещает и предприятию, и сотруднику немалую экономию: компания может сократить арендуемые площади, не закупать лишние столы и стулья; возможно, урезать ФОТ. Человек не тратит деньги на дорогу и бизнес-ланчи, да и джинсы, в которых он работает дома, стоят дешевле, чем деловой костюм. Предприятие может нанимать специалистов не только в крупных городах, но и за их пределами.
Но будьте аккуратны: очень часто выгоду, на которую вы рассчитываете, может заместить другая статья расходов. Например, вы решили нанять дистанционного специалиста в другом регионе, потому что уровень зарплат там значительно ниже. Однако HR-специалист указал, что вы имеете дело с регионом со неблагоприятными климатическими условиями, и следственно, зарплата вырастет за счет региональных коэффициентов, дополнительных надбавок и так далее. А уж в какую сумму обойдется командировка сотрудника, если он понадобится вам в офисе – и помыслить страшно.
Поэтому, если вы берете на дистанционную работу специалистов из других городов, аккуратно просчитайте «накладные расходы» - стоимость командировок, телефонных переговоров, поддержки ИТ-инфраструктуры. Подумайте, приемлема ли для вас работа с регионами, находящимися в других часовых поясах, готовы ли ваши административные службы их поддерживать.
Не путайте дистанционную работу с фрилансом, а тем более – аутсорсингом. В первом случае сотрудник сохраняет те же права и обязанности, что и специалист, работающий в офисе. А это значит, что вы продолжаете платить все социальные взносы, заниматься его мотивацией, обучением и проч. Согласно российскому законодательству, вы даже можете установить график работы, удобный для вас. Работодатель не обязан организовывать дистанционному сотруднику рабочее место (но все необходимые для работы устройства – обязан). С помощью перехода на «удаленку» у вас не получится законным образом перевести на меньшую зарплату сотрудника, который уже состоит в штате. (То есть если ваш специалист выполняет весь месячный объем за неделю, а оставшиеся три недели пьет чай, вам придется его сокращать, а не переводить на дистанционную работу).
Оцените степень готовности
Определите, какие функции вы готовы перевести в режим удаленной работы. Некоторые должности нельзя занимать, не присутствуя в офисе каждый день. Вряд ли секретарь или HR-менеджер (пометка: HR, а не рекрутер) смогут работать дистанционно. А вот IT-служба, дизайнеры или копирайтеры вполне справятся со своими обязанностями дома.
Посмотрите, насколько готов к самостоятельной работе сотрудник. Если он не способен работать без «надзирателя» за соседним столом, а важные вопросы готов обсуждать исключительно при личной встрече, вряд ли он будет эффективно трудиться дистанционно.
Подготовьте почву
Подумайте, сможете ли вы обеспечить такого сотрудника всем необходимым. Согласно российскому законодательству, работодатель обязан обеспечить дистанционного работника нужными в работе средствами. Очевидно, что ему понадобится доступ к сетевым папкам и интранету. Не нужен ли ему новый ноутбук и дополнительное оборудование: принтер (офисным пользоваться он уже не сможет), шредер? Продумайте, как вы будете организовывать встречи отделов. Возможно, вам понадобится сервис для телефонных конференций и общие календари. А как вы будете отслеживать выполнение задач, вести совместную работу над документами? Продумайте все эти нюансы заранее, исправлять технические погрешности во время аврала – не самый лучший вариант.
Установите KPI
Определите для себя, как вы будете оценивать эффективность работы дистанционного сотрудника, продумайте формат отчетности. Довольно часто сотрудник, работающий удаленно, ассоциируется у коллег с бездельником в пижаме, неспешно поедающим обед за просмотром сериалов, в то время как сам специалист утверждает, что работает день и ночь. Во избежание недопонимания установите подчиненному план. Определите, сколько договоров вам должен подготовить юрист и сколько текстов должен писать копирайтер. Обсудите вопросы коммуникации: если сотрудник будет два дня отвечать на одно электронное письмо, вряд ли ваша совместная работа будет продуктивной. Обязательно пропишите все обязанности и KPI в трудовом договоре. Тогда вы обезопасите себя от бездельничества сотрудника.
Используйте тестовый период
Это не всегда возможно, но если инициатива перейти на удаленную работу исходит от сотрудника, обязательно установите такому специалисту испытательный срок (это возможно, если вы заключили новый трудовой договор, если же меняются условия труда, это условие не применимо). Так вы сможете понять, насколько другим людям комфортно работать в новом формате с этим сотрудником, не страдает ли качество.
Не забудьте об обратной связи
Ничто так не демотивирует человека, как ощущение безразличия своего руководства и чувство, что он работает для самого себя. Потратьте несколько минут на общение со своим коллегой. Если сотрудник прислал вам какой-то файл, подтвердите его получение. Работник смонтировал ролик, который попал в ТОП YouTube? Сообщите об этом! Вы защитили его проект на многомиллионный бюджет? Поздравьте его! Тогда у вашего коллеги не пропадет желание работать дальше.
Как вы видите, нанять сотрудников на дистанционную работу не так сложно. Главное – определить алгоритм действий, подготовить подчиненных, работающих in-house и быть готовым к возможным сложностям.