Баланс прежде всего: как планировать работу на удалёнке

  • 4 июня 2021, 11:40
  • 400

Многие офисные работники еще до пандемии испытывали трудности с планированием. В условиях удаленной занятости это стало только сложнее: если раньше мы работали по графику с 9 до 6, теперь необходимо устанавливать границы самостоятельно.

Согласно недавнему опросу, в котором приняли участие 6 тысяч профессионалов из разных отраслей, в среднем на работу с расписанием каждую неделю люди тратят 20% времени — это почти полный рабочий день. Это означает, что при 247 рабочих днях в году специалисты тратят 46 из них на рабочий календарь. Вот несколько возможных решений. 

Больше календарей — больше проблем

Как правило, профессионалы пользуются разными календарями для работы и личной жизни. Самые отчаянные предпочитают составлять расписание в одном календаре. Однако важно сохранять границы между личными делами и рабочими задачами.

В календаре Google, Outlook или других подобных приложениях довольно сложно объединить расписания в единую запись. Таким образом, каждое событие нужно вносить в оба календаря по отдельности.

Эта проблема кажется незначительной лишь на первый взгляд. Согласно данным клиники Мэйо, именно отсутствие баланса между работой и личной жизнью может стать причиной выгорания. Чем больше времени тратится на внеурочную работу, тем выше вероятность столкнуться с этим недугом. Вот три возможных варианта решения этой проблемы.

  • Отправьте приглашение с личной задачей на свою рабочую почту. Так вы сможете внести важное дело в расписание и отслеживать его в основном календаре. 
  • Продублируйте встречу в рабочем календаре. Однако важно следить за изменениями и вносить их сразу в два расписания.
  • Если позволяет функционал приложения, поделитесь своим личным календарем с коллегами.  Сотрудники будут видеть расписание, но по-прежнему не смогут просмотреть ваши личные события.


Преимущества и недостатки блокировки времени

Блокировка времени — это один из основных способов сбалансировать рабочую нагрузку. Такой подход позволяет дать себе необходимое время для работы над тем, что действительно важно, и самому расставлять свои приоритеты.

Однако люди часто возлагают на этот способ неоправданно большие надежды: ваш календарь не изменится, если вы его заблокируете. Часто сотрудники тратят время на выходных, чтобы спланировать дела на неделю. Однако уже в понедельник идеальное расписание приходится корректировать из-за многочисленных встреч.

Занятым профессионалам не всегда удается отказаться от каждой встречи. Если они важны для работы, они должны иметь больший приоритет, чем другие задачи. Как и в случае с проблемой нескольких календарей, этот подход требует много внимания и свободного времени.

Календарь не знает, что для вас важно

Стоит помнить, что цифровой календарь не учитывает приоритеты пользователя. Это всего лишь инструмент, который помогает сосредоточиться на ключевых целях и сбалансировать нагрузку.

Сортировка встреч — это также очень трудоемкий процесс. Приходится не только перемещать, настраивать, редактировать и отслеживать сами события, но и выделять время на то, чтобы встретиться с коллегами с таким же загруженным графиком. 

Все это отнимает у нас массу времени и энергии. Порой не остается ресурсов, чтобы оценить, насколько важна встреча.

Освободив время, мы можем сосредоточиться на тех вещах, в которых мы особенно хороши.

Удаленная работа прочно вошла в нашу жизнь. Вне офиса нам труднее строго соблюдать режим работы и разграничивать рабочее время и личную жизнь. Возможно, нам пора прекратить стремиться к максимальной продуктивности? Именно об этом нам говорят эксперты по работе мозга.