Предприятиям любого масштаба часто не хватает времени и внутренних ресурсов для развития. Это сказывается на конкурентоспособности и рентабельности бизнеса. На помощь компаниям, желающим повысить эффективность своей работы, приходят инструменты автоматизации.
Пока специализированные программы и сервисы выполняют монотонные повторяющиеся задачи, сотрудники могут заняться стратегическим развитием бизнеса. За счет автоматизации повышается продуктивность персонала, а вместе с этим и скорость обслуживания.
Дополнительное преимущество автоматизации — возможность углубленной аналитики и контроля. Эти функции предлагает практически каждый цифровой сервис, рассчитанный на пользователей из деловой среды.
При всех преимуществах автоматизации, многие компании все еще откладывают интеграцию специального ПО. Такая медлительность связана с непониманием того, что и как оцифровать. Данная статья рассеет туман и внесет ясность в процесс автоматизации бизнеса.
Проверенные лайфхаки по автоматизации бизнеса
Если вы не знаете, как повысить эффективность рабочих процессов, воспользуйтесь наработками тех, кто уже прошел этот путь. Рекомендации полностью универсальны и помогут бизнесу из любых ниш и сфер деятельности.
1. Цифровизируйте подготовку документов и документооборот
Неоднозначный 2020 год и массовый переход на удаленную работу стал очередным толчком к ускорению темпов миграции бизнеса в цифровую среду. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) ― это не вопрос экономии бумаги или поиска возможностей для сокращения штата, а способ выживания в условиях повсеместной цифровой трансформации. Компании постоянно взаимодействуют с контрагентами и поставщиками удаленно, а потому сохранение материальных носителей и договоров с синей печатью тормозит все бизнес-процессы.
Чтобы создать удобный электронный документооборот, нужно проработать инфраструктуру и интерфейсы для разных классов пользователей. Особое внимание также стоит уделить обеспечению безопасности и стабильности всей системы, так как даже 15 минут простоя могут обернуться серьезными потерями.
Автоматизировать можно не только документооборот, но и процесс подготовки документов: типовых договоров, инструкций и так далее. Используя специальные онлайн-системы и программные комплексы, вы сможете настраивать и редактировать шаблоны, обеспечивать совместную работу над ними, что увеличит скорость решения внутренних задач.
Doczilla Pro
Эта платформа подходит для цифровизации подготовки и согласования документов.
Внутри нее есть:
- конструктор документов, где вы можете самостоятельно создавать интерактивные шаблоны;
- модуль совместной работы — для согласования документов с контрагентами и коллегами в едином пространстве;
- возможность сохранять популярные формулировки в библиотеке знаний;
- ресурс для хранение текста, XLS-таблиц, презентаций PPT, видео и других медиафайлов;
- модуль аналитики, где можно отслеживать эффективность команды по работе с документами.
Doczilla Pro позволяет ускорить процесс подготовки и согласования документов, а также минимизирует риск возможных ошибок. Платформа подойдет предприятиям малого бизнеса, крупным компаниям, может быть внедрена в работу юридических отделов и отделов продаж. Этой платформой также пользуются государственные и муниципальные учреждения.
Профессиональная платформа Doczilla Pro поможет автоматизировать типовые шаблоны, сократит число повторяющихся задач, а также обеспечит надежную защиту данных, хранящихся в облачной инфраструктуре сервиса.
«Контур.Диадок»
Этот сервис для организации электронного документооборота популярен в России. С его помощью все документы будут храниться в единой базе, а входящая корреспонденция начнет автоматически распределяться между сотрудниками или подразделениями.
«Контур.Диадок» проверяет документы перед отправкой и позволяет после интеграции полностью работать в системе «1C». С помощью этого сервиса можно отправлять отчеты в государственные и надзорные органы, а также вести международный электронный документооборот.
2. Используйте облачные канбан-доски и таск-трекеры
В любом бизнесе, где есть постоянный поток задач, вопрос эффективного управления проектами играет важную роль. Это справедливо и для IT-команд, и для маркетинговых агентств, и для логистических центров, и для строительных компаний.
Минимизировать многозадачность поможет методология Kanban. Само по себе решение нельзя назвать новым, но в цифровую среду оно пришло относительно недавно. Цель методологии сводится к повышению скорости и качества работ, а также к оптимизации использования внутренних резервов.
Облачные канбан-доски предлагают следующие возможности:
- Совместное планирование рабочих процессов.
- Удаленный мониторинг прогресса.
- Разбивка задач на подзадачи с назначением ответственных.
- Сбор статистики для анализа производительности отдельных сотрудников и всей команды.
Такой таск-трекер может быть платным или со свободным доступом. При выборе подходящего планировщика обратите внимание на его функциональные возможности, а также на удобство интерфейса, степень визуализации статистических данных. Еще важно учитывать допустимое число пользователей, технические требования к задействованным платформам, операционным системам и устройствам.
Workzen
Простой планировщик от МТС, который помогает в режиме реального времени выставлять задачи, удаленно контролировать ход их выполнения. Базовый функционал таск-менеджера бесплатен, доступ к дополнительным модулям предоставляется согласно действующим тарифам.
Jira
Программное обеспечение подходит для работы по принципу проектного менеджмента Agile. Это идеальный вариант для больших команд разработчиков. Jira дает возможность планировать задачи в единой среде, назначать ответственных, расставлять приоритеты и отслеживать процесс реализации, сохраняя при этом полную прозрачность взаимодействия. Для компаний, не использующих принцип Agile, этот инструмент подходит в меньшей степени.
3. Подключите интеграцию онлайн-сервисов
Проблема большинства предприятий, медлящих с цифровизацией, — для решения бизнес-задач они используют многочисленные сервисы, которые не связаны между собой. Это снижает производительность и делает анализ разрозненных данных более трудозатратным. Исправить ситуацию помогут программы, отвечающие за интеграцию онлайн-сервисов в единую сеть и обобщение информации из разных приложений.
ApiX-Drive
Этот онлайн-конструктор поможет интегрировать по API разные онлайн-сервисы в общую среду. С помощью ApiX-Drive данные начинают передаваться из одного приложения в другое, и для этого не требуется привлечения разработчиков и IT-специалистов.
Microsoft Power Automate
Эта платформа хорошо подходит, чтобы создать бизнес-логику автоматизации рабочих процессов. Простой конструктор позволит без навыков программирования самостоятельно моделировать потоки с использованием данных подключенных служб и источников. Power Automate поддерживает интеграцию с тысячами разнообразных приложений, что дает полную свободу действий.
4. Цифровизируйте бухгалтерию
Цифровизация финансовых вопросов компании ― оправданная необходимость. Приобретая специальное программное обеспечение, руководитель получит возможность всегда быть в курсе дел, а также сможет оптимизировать штат сотрудников, улучшить их качественные характеристики.
Adesk
Этот сервис предназначен для автоматизации управленческого учета и в большей степени подходит предприятиям малого бизнеса. С его помощью можно объединить наличные и безналичные платежи, осуществлять удаленный мониторинг по ним, анализировать эффективность различных бизнес-направлений. Adesk поддерживает интеграцию с популярными российскими банками и позволяет настраивать разные права доступа для отдельных пользователей.
СБИС
Система обладает встроенной электронной отчетностью и ОФД, заменяет собой программы по бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, организации работы онлайн-касс. В ней есть инструменты для расчета зарплаты сотрудников, соблюдения правил маркировки, согласования оплат и документов. СБИС поддерживает ЕГАИС и информационную систему «Меркурий».
5. Автоматизируйте контакты с клиентами
Выстроить эффективную коммуникацию помогут CRM-системы. С их помощью легко управлять маркетинговыми коммуникациями, рассылками, системами лояльности. CRM-системы собирают все данные по клиентам и сохраняют подробную информацию истории взаимодействия с каждым из них.
Чтобы пользовательский опыт был максимально положительным, важно обеспечить быстрое реагирование на поступающие запросы. В этом помогут чат-боты. Программы работают с использованием искусственного интеллекта, что позволяет им обучаться в ходе общения с клиентами.
Автоматизация контактов расширит охват аудитории, повысит лояльность существующих заказчиков и решит ряд других маркетинговых задач. Этой цели служат сервисы e-mail рассылок, системы автопостинга в социальных сетях. Они возьмут на себя решение рутинных задач и сэкономят время на разработку качественных креативов.
«Битрикс24»
Онлайн-CRM поможет всегда оставаться с клиентами на связи, что повысит число успешно закрытых сделок. «Битрикс24» подходит для бизнеса любого масштаба и поддерживает интеграцию телефонии, социальных сетей и программ семейства «1С».
Zendesk
Zendesk — иностранная платформа, которая упрощает процесс взаимодействия с клиентами. Zendesk помогает совершенствовать службу поддержки, работая с заказчиками компании через телефонию, email, социальные сети и прочие каналы связи.
Iterable
Система обобщает разрозненные каналы коммуникации, создавая из них единую сеть. Цифровой след каждого пользователя анализируется с помощью искусственного интеллекта, оцениваются его поведенческие и демографические параметры. На основе собранных данных система подсказывает лучший канал, время и частоту общения с каждым клиентом. Помните, что Iterable — иностранное решение, интерфейс системы — на английском языке.
Заключение
Автоматизация бизнеса ― острая необходимость для предприятий любого масштаба. Программное обеспечение и онлайн-сервисы позволят сохранить жизнеспособность в эру цифровых технологий.
С их помощью можно решить широкий спектр рутинных задач: от редактирования документов и договоров до контакта с клиентами по популярным запросам. Игнорирование систем автоматизации, напротив, сократит темпы развития бизнеса и сделает его менее конкурентоспособным.
Эксперты рекомендуют компаниям любых масштабов не сбрасывать со счетов возможности цифровизации и для скорейшей адаптации запускать мини-проекты, которые помогут оценить перспективы и сложные места процесса автоматизации.
Предприятиям любого масштаба часто не хватает времени и внутренних ресурсов для развития. Это сказывается на конкурентоспособности и рентабельности бизнеса. На помощь компаниям, желающим повысить эффективность своей работы, приходят инструменты автоматизации.
Пока специализированные программы и сервисы выполняют монотонные повторяющиеся задачи, сотрудники могут заняться стратегическим развитием бизнеса. За счет автоматизации повышается продуктивность персонала, а вместе с этим и скорость обслуживания.
Дополнительное преимущество автоматизации — возможность углубленной аналитики и контроля. Эти функции предлагает практически каждый цифровой сервис, рассчитанный на пользователей из деловой среды.
При всех преимуществах автоматизации, многие компании все еще откладывают интеграцию специального ПО. Такая медлительность связана с непониманием того, что и как оцифровать. Данная статья рассеет туман и внесет ясность в процесс автоматизации бизнеса.
Проверенные лайфхаки по автоматизации бизнеса
Если вы не знаете, как повысить эффективность рабочих процессов, воспользуйтесь наработками тех, кто уже прошел этот путь. Рекомендации полностью универсальны и помогут бизнесу из любых ниш и сфер деятельности.
1. Цифровизируйте подготовку документов и документооборот
Неоднозначный 2020 год и массовый переход на удаленную работу стал очередным толчком к ускорению темпов миграции бизнеса в цифровую среду. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) ― это не вопрос экономии бумаги или поиска возможностей для сокращения штата, а способ выживания в условиях повсеместной цифровой трансформации. Компании постоянно взаимодействуют с контрагентами и поставщиками удаленно, а потому сохранение материальных носителей и договоров с синей печатью тормозит все бизнес-процессы.
Чтобы создать удобный электронный документооборот, нужно проработать инфраструктуру и интерфейсы для разных классов пользователей. Особое внимание также стоит уделить обеспечению безопасности и стабильности всей системы, так как даже 15 минут простоя могут обернуться серьезными потерями.
Автоматизировать можно не только документооборот, но и процесс подготовки документов: типовых договоров, инструкций и так далее. Используя специальные онлайн-системы и программные комплексы, вы сможете настраивать и редактировать шаблоны, обеспечивать совместную работу над ними, что увеличит скорость решения внутренних задач.
Doczilla Pro
Эта платформа подходит для цифровизации подготовки и согласования документов.
Внутри нее есть:
Doczilla Pro позволяет ускорить процесс подготовки и согласования документов, а также минимизирует риск возможных ошибок. Платформа подойдет предприятиям малого бизнеса, крупным компаниям, может быть внедрена в работу юридических отделов и отделов продаж. Этой платформой также пользуются государственные и муниципальные учреждения.
Профессиональная платформа Doczilla Pro поможет автоматизировать типовые шаблоны, сократит число повторяющихся задач, а также обеспечит надежную защиту данных, хранящихся в облачной инфраструктуре сервиса.
«Контур.Диадок»
Этот сервис для организации электронного документооборота популярен в России. С его помощью все документы будут храниться в единой базе, а входящая корреспонденция начнет автоматически распределяться между сотрудниками или подразделениями.
«Контур.Диадок» проверяет документы перед отправкой и позволяет после интеграции полностью работать в системе «1C». С помощью этого сервиса можно отправлять отчеты в государственные и надзорные органы, а также вести международный электронный документооборот.
2. Используйте облачные канбан-доски и таск-трекеры
В любом бизнесе, где есть постоянный поток задач, вопрос эффективного управления проектами играет важную роль. Это справедливо и для IT-команд, и для маркетинговых агентств, и для логистических центров, и для строительных компаний.
Минимизировать многозадачность поможет методология Kanban. Само по себе решение нельзя назвать новым, но в цифровую среду оно пришло относительно недавно. Цель методологии сводится к повышению скорости и качества работ, а также к оптимизации использования внутренних резервов.
Облачные канбан-доски предлагают следующие возможности:
Такой таск-трекер может быть платным или со свободным доступом. При выборе подходящего планировщика обратите внимание на его функциональные возможности, а также на удобство интерфейса, степень визуализации статистических данных. Еще важно учитывать допустимое число пользователей, технические требования к задействованным платформам, операционным системам и устройствам.
Workzen
Простой планировщик от МТС, который помогает в режиме реального времени выставлять задачи, удаленно контролировать ход их выполнения. Базовый функционал таск-менеджера бесплатен, доступ к дополнительным модулям предоставляется согласно действующим тарифам.
Jira
Программное обеспечение подходит для работы по принципу проектного менеджмента Agile. Это идеальный вариант для больших команд разработчиков. Jira дает возможность планировать задачи в единой среде, назначать ответственных, расставлять приоритеты и отслеживать процесс реализации, сохраняя при этом полную прозрачность взаимодействия. Для компаний, не использующих принцип Agile, этот инструмент подходит в меньшей степени.
3. Подключите интеграцию онлайн-сервисов
Проблема большинства предприятий, медлящих с цифровизацией, — для решения бизнес-задач они используют многочисленные сервисы, которые не связаны между собой. Это снижает производительность и делает анализ разрозненных данных более трудозатратным. Исправить ситуацию помогут программы, отвечающие за интеграцию онлайн-сервисов в единую сеть и обобщение информации из разных приложений.
ApiX-Drive
Этот онлайн-конструктор поможет интегрировать по API разные онлайн-сервисы в общую среду. С помощью ApiX-Drive данные начинают передаваться из одного приложения в другое, и для этого не требуется привлечения разработчиков и IT-специалистов.
Microsoft Power Automate
Эта платформа хорошо подходит, чтобы создать бизнес-логику автоматизации рабочих процессов. Простой конструктор позволит без навыков программирования самостоятельно моделировать потоки с использованием данных подключенных служб и источников. Power Automate поддерживает интеграцию с тысячами разнообразных приложений, что дает полную свободу действий.
4. Цифровизируйте бухгалтерию
Цифровизация финансовых вопросов компании ― оправданная необходимость. Приобретая специальное программное обеспечение, руководитель получит возможность всегда быть в курсе дел, а также сможет оптимизировать штат сотрудников, улучшить их качественные характеристики.
Adesk
Этот сервис предназначен для автоматизации управленческого учета и в большей степени подходит предприятиям малого бизнеса. С его помощью можно объединить наличные и безналичные платежи, осуществлять удаленный мониторинг по ним, анализировать эффективность различных бизнес-направлений. Adesk поддерживает интеграцию с популярными российскими банками и позволяет настраивать разные права доступа для отдельных пользователей.
СБИС
Система обладает встроенной электронной отчетностью и ОФД, заменяет собой программы по бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, организации работы онлайн-касс. В ней есть инструменты для расчета зарплаты сотрудников, соблюдения правил маркировки, согласования оплат и документов. СБИС поддерживает ЕГАИС и информационную систему «Меркурий».
5. Автоматизируйте контакты с клиентами
Выстроить эффективную коммуникацию помогут CRM-системы. С их помощью легко управлять маркетинговыми коммуникациями, рассылками, системами лояльности. CRM-системы собирают все данные по клиентам и сохраняют подробную информацию истории взаимодействия с каждым из них.
Чтобы пользовательский опыт был максимально положительным, важно обеспечить быстрое реагирование на поступающие запросы. В этом помогут чат-боты. Программы работают с использованием искусственного интеллекта, что позволяет им обучаться в ходе общения с клиентами.
Автоматизация контактов расширит охват аудитории, повысит лояльность существующих заказчиков и решит ряд других маркетинговых задач. Этой цели служат сервисы e-mail рассылок, системы автопостинга в социальных сетях. Они возьмут на себя решение рутинных задач и сэкономят время на разработку качественных креативов.
«Битрикс24»
Онлайн-CRM поможет всегда оставаться с клиентами на связи, что повысит число успешно закрытых сделок. «Битрикс24» подходит для бизнеса любого масштаба и поддерживает интеграцию телефонии, социальных сетей и программ семейства «1С».
Zendesk
Zendesk — иностранная платформа, которая упрощает процесс взаимодействия с клиентами. Zendesk помогает совершенствовать службу поддержки, работая с заказчиками компании через телефонию, email, социальные сети и прочие каналы связи.
Iterable
Система обобщает разрозненные каналы коммуникации, создавая из них единую сеть. Цифровой след каждого пользователя анализируется с помощью искусственного интеллекта, оцениваются его поведенческие и демографические параметры. На основе собранных данных система подсказывает лучший канал, время и частоту общения с каждым клиентом. Помните, что Iterable — иностранное решение, интерфейс системы — на английском языке.
Заключение
Автоматизация бизнеса ― острая необходимость для предприятий любого масштаба. Программное обеспечение и онлайн-сервисы позволят сохранить жизнеспособность в эру цифровых технологий.
С их помощью можно решить широкий спектр рутинных задач: от редактирования документов и договоров до контакта с клиентами по популярным запросам. Игнорирование систем автоматизации, напротив, сократит темпы развития бизнеса и сделает его менее конкурентоспособным.
Эксперты рекомендуют компаниям любых масштабов не сбрасывать со счетов возможности цифровизации и для скорейшей адаптации запускать мини-проекты, которые помогут оценить перспективы и сложные места процесса автоматизации.