5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду

  • 7 июля 2021, 11:07
  • 69

Предприятиям любого масштаба часто не хватает времени и внутренних ресурсов для развития. Это сказывается на конкурентоспособности и рентабельности бизнеса. На помощь компаниям, желающим повысить эффективность своей работы, приходят инструменты автоматизации.

Пока специализированные программы и сервисы выполняют монотонные повторяющиеся задачи, сотрудники могут заняться стратегическим развитием бизнеса. За счет автоматизации повышается продуктивность персонала, а вместе с этим и скорость обслуживания. 

Дополнительное преимущество автоматизации — возможность углубленной аналитики и контроля. Эти функции предлагает практически каждый цифровой сервис, рассчитанный на пользователей из деловой среды.

При всех преимуществах автоматизации, многие компании все еще откладывают интеграцию специального ПО. Такая медлительность связана с непониманием того, что и как оцифровать. Данная статья рассеет туман и внесет ясность в процесс автоматизации бизнеса.

Проверенные лайфхаки по автоматизации бизнеса

Если вы не знаете, как повысить эффективность рабочих процессов, воспользуйтесь наработками тех, кто уже прошел этот путь. Рекомендации полностью универсальны и помогут бизнесу из любых ниш и сфер деятельности.

1. Цифровизируйте подготовку документов и документооборот

Неоднозначный 2020 год и массовый переход на удаленную работу стал очередным толчком к ускорению темпов миграции бизнеса в цифровую среду. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) ― это не вопрос экономии бумаги или поиска возможностей для сокращения штата, а способ выживания в условиях повсеместной цифровой трансформации. Компании постоянно взаимодействуют с контрагентами и поставщиками удаленно, а потому сохранение материальных носителей и договоров с синей печатью тормозит все бизнес-процессы.

Чтобы создать удобный электронный документооборот, нужно проработать инфраструктуру и интерфейсы для разных классов пользователей. Особое внимание также стоит уделить обеспечению безопасности и стабильности всей системы, так как даже 15 минут простоя могут обернуться серьезными потерями.

Автоматизировать можно не только документооборот, но и процесс подготовки документов: типовых договоров, инструкций и так далее. Используя специальные онлайн-системы и программные комплексы, вы сможете настраивать и редактировать шаблоны, обеспечивать совместную работу над ними, что увеличит скорость решения внутренних задач.

Doczilla Pro

Эта платформа подходит для цифровизации подготовки и согласования документов.

Внутри нее есть:

  • конструктор документов, где вы можете самостоятельно создавать интерактивные шаблоны;
  • модуль совместной работы — для согласования документов с контрагентами и коллегами в едином пространстве;
  • возможность сохранять популярные формулировки в библиотеке знаний;
  • ресурс для хранение текста, XLS-таблиц, презентаций PPT, видео и других медиафайлов;
  • модуль аналитики, где можно отслеживать эффективность команды по работе с документами.

Doczilla Pro позволяет ускорить процесс подготовки и согласования документов, а также минимизирует риск возможных ошибок. Платформа подойдет предприятиям малого бизнеса, крупным компаниям, может быть внедрена в работу юридических отделов и отделов продаж. Этой платформой также пользуются государственные и муниципальные учреждения.

Профессиональная платформа Doczilla Pro поможет автоматизировать типовые шаблоны, сократит число повторяющихся задач, а также обеспечит надежную защиту данных, хранящихся в облачной инфраструктуре сервиса.

«Контур.Диадок»

Этот сервис для организации электронного документооборота популярен в России. С его помощью все документы будут храниться в единой базе, а входящая корреспонденция начнет автоматически распределяться между сотрудниками или подразделениями.

«Контур.Диадок» проверяет документы перед отправкой и позволяет после интеграции полностью работать в системе «1C». С помощью этого сервиса можно отправлять отчеты в государственные и надзорные органы, а также вести международный электронный документооборот.

2. Используйте облачные канбан-доски и таск-трекеры

В любом бизнесе, где есть постоянный поток задач, вопрос эффективного управления проектами играет важную роль. Это справедливо и для IT-команд, и для маркетинговых агентств, и для логистических центров, и для строительных компаний.

Минимизировать многозадачность поможет методология Kanban. Само по себе решение нельзя назвать новым, но в цифровую среду оно пришло относительно недавно. Цель методологии сводится к повышению скорости и качества работ, а также к оптимизации использования внутренних резервов.

Облачные канбан-доски предлагают следующие возможности:

  1. Совместное планирование рабочих процессов.
  2. Удаленный мониторинг прогресса.
  3. Разбивка задач на подзадачи с назначением ответственных.
  4. Сбор статистики для анализа производительности отдельных сотрудников и всей команды.

Такой таск-трекер может быть платным или со свободным доступом. При выборе подходящего планировщика обратите внимание на его функциональные возможности, а также на удобство интерфейса, степень визуализации статистических данных. Еще важно учитывать допустимое число пользователей, технические требования к задействованным платформам, операционным системам и устройствам.

Workzen

Простой планировщик от МТС, который помогает в режиме реального времени выставлять задачи, удаленно контролировать ход их выполнения. Базовый функционал таск-менеджера бесплатен, доступ к дополнительным модулям предоставляется согласно действующим тарифам.

Jira

Программное обеспечение подходит для работы по принципу проектного менеджмента Agile. Это идеальный вариант для больших команд разработчиков. Jira дает возможность планировать задачи в единой среде, назначать ответственных, расставлять приоритеты и отслеживать процесс реализации, сохраняя при этом полную прозрачность взаимодействия. Для компаний, не использующих принцип Agile, этот инструмент подходит в меньшей степени.

3. Подключите интеграцию онлайн-сервисов

Проблема большинства предприятий, медлящих с цифровизацией, — для решения бизнес-задач они используют многочисленные сервисы, которые не связаны между собой. Это снижает производительность и делает анализ разрозненных данных более трудозатратным. Исправить ситуацию помогут программы, отвечающие за интеграцию онлайн-сервисов в единую сеть и обобщение информации из разных приложений.

ApiX-Drive

Этот онлайн-конструктор поможет интегрировать по API разные онлайн-сервисы в общую среду. С помощью ApiX-Drive данные начинают передаваться из одного приложения в другое, и для этого не требуется привлечения разработчиков и IT-специалистов.

Microsoft Power Automate

Эта платформа хорошо подходит, чтобы создать бизнес-логику автоматизации рабочих процессов. Простой конструктор позволит без навыков программирования самостоятельно моделировать потоки с использованием данных подключенных служб и источников. Power Automate поддерживает интеграцию с тысячами разнообразных приложений, что дает полную свободу действий.

4. Цифровизируйте бухгалтерию

Цифровизация финансовых вопросов компании ― оправданная необходимость. Приобретая специальное программное обеспечение, руководитель получит возможность всегда быть в курсе дел, а также сможет оптимизировать штат сотрудников, улучшить их качественные характеристики.

Adesk

Этот сервис предназначен для автоматизации управленческого учета и в большей степени подходит предприятиям малого бизнеса. С его помощью можно объединить наличные и безналичные платежи, осуществлять удаленный мониторинг по ним, анализировать эффективность различных бизнес-направлений. Adesk поддерживает интеграцию с популярными российскими банками и позволяет настраивать разные права доступа для отдельных пользователей.

СБИС

Система обладает встроенной электронной отчетностью и ОФД, заменяет собой программы по бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, организации работы онлайн-касс. В ней есть инструменты для расчета зарплаты сотрудников, соблюдения правил маркировки, согласования оплат и документов. СБИС поддерживает ЕГАИС и информационную систему «Меркурий».

5. Автоматизируйте контакты с клиентами

Выстроить эффективную коммуникацию помогут CRM-системы. С их помощью легко управлять маркетинговыми коммуникациями, рассылками, системами лояльности. CRM-системы собирают все данные по клиентам и сохраняют подробную информацию истории взаимодействия с каждым из них.

Чтобы пользовательский опыт был максимально положительным, важно обеспечить быстрое реагирование на поступающие запросы. В этом помогут чат-боты. Программы работают с использованием искусственного интеллекта, что позволяет им обучаться в ходе общения с клиентами.

Автоматизация контактов расширит охват аудитории, повысит лояльность существующих заказчиков и решит ряд других маркетинговых задач. Этой цели служат сервисы e-mail рассылок, системы автопостинга в социальных сетях. Они возьмут на себя решение рутинных задач и сэкономят время на разработку качественных креативов.

«Битрикс24»

Онлайн-CRM поможет всегда оставаться с клиентами на связи, что повысит число успешно закрытых сделок. «Битрикс24» подходит для бизнеса любого масштаба и поддерживает интеграцию телефонии, социальных сетей и программ семейства «1С».

Zendesk

Zendesk — иностранная платформа, которая упрощает процесс взаимодействия с клиентами. Zendesk помогает совершенствовать службу поддержки, работая с заказчиками компании через телефонию, email, социальные сети и прочие каналы связи.

Iterable

Система обобщает разрозненные каналы коммуникации, создавая из них единую сеть. Цифровой след каждого пользователя анализируется  с помощью искусственного интеллекта, оцениваются его поведенческие и демографические параметры. На основе собранных данных система подсказывает лучший канал, время и частоту общения с каждым клиентом. Помните, что Iterable — иностранное решение, интерфейс системы — на английском языке. 

Заключение

Автоматизация бизнеса ― острая необходимость для предприятий любого масштаба. Программное обеспечение и онлайн-сервисы позволят сохранить жизнеспособность в эру цифровых технологий.

С их помощью можно решить широкий спектр рутинных задач: от редактирования документов и договоров до контакта с клиентами по популярным запросам. Игнорирование систем автоматизации, напротив, сократит темпы развития бизнеса и сделает его менее конкурентоспособным.

Эксперты рекомендуют компаниям любых масштабов не сбрасывать со счетов возможности цифровизации и для скорейшей адаптации запускать мини-проекты, которые помогут оценить перспективы и сложные места процесса автоматизации.