Daca esti proprietarul unei firme nou aparute, angajarea primului om este un pas important. Nu numai ca trebuie sa te asiguri de doua ori ca ai nevoie de un angajat (si nu doar de o organizare mai buna), ci trebuie sa ai grija sa angajezi si persoana potrivita. Daca lucrezi intr-un domeniu de afaceri vast, cu vechime, iar tu ti-ai asumat rolul de manager al resurselor umane, sau pur si simplu trebuie sa angajezi pe cineva in departamentul tau pentru ca nu exista nici un departament de MRU, atunci trebuie sa ai grija sa nu faci o greseala la angajare. Recrutarea, intervievarea si angajarea reprezinta o stiinta in sine. De-a lungul anilor a ajuns sa fie unul dintre cele mai importante aspecte pentru succesul in afaceri. Persoanele potrivite sunt motorul companiei. Aminteste-ti vechea zicala potrivit careia proprii tai angajati sunt cea mai importanta achizitie. Este valabila.
In aceasta sectiune vom investiga care sunt elementele de care ai nevoie pentru a angaja persoana potrivita pentru postul disponibil. Vom parcurge pasii si vom explica importanta anumitor decizii pe care va trebui sa le iei la un moment dat. La sfarsitul periplului nostru vei avea o intelegere a motivelor pentru care majoritatea companiilor au un departament de resurse umane care se ocupa de angajari. Angajarea este o stiinta si nimeni nu a spus ca stiinta ar fi simpla!
SESIUNEA 1: Chiar trebuie sa angajezi pe cineva?
Sa presupunem ca esti proprietarul unei firme noi si nu ai angajati, dar te-ai saturat de faptul ca nu ai niciodata timp liber. (Pana la urma nu este acesta unul dintre motivele pentru care ai intrat pe cont propriu in afaceri?) Deci ce faci mai intai? Esti sigur ca ai nevoie de cineva? Esti sigur ca faci ceea ce-ti place daca vrei sa angajezi pe cineva sa indeplineasca sarcinile la fel de eficient ca si cum le-ai face tu? Probabil ca ai nevoie doar de putin training in privinta abilitatilor de lucru cu computerul pentru a automatiza anumite sarcini care iti ocupa o serie de ore. Rezerva-ti putin timp pentru a-ti evalua cu adevarat nevoile. Iata o lista de elemente pe care trebuie sa le iei in considerare inainte de a pune un anunt cu “Angajam personal”.
- Scrie o lista cu fiecare sarcina pe care consideri ca ar putea sa o faca altcineva.
- Estimeaza timpul petrecut pentru indeplinirea acestor sarcini. Poti sa angajezi pe cineva part-time?
- Analizeaza toate costurile. Iti permiti sa platesti pe cineva? Aminteste-ti ca va trebui sa platesti nu numai salariul ci va trebui sa te descurci si cu aspectele legate de beneficii si taxe.
- Ai nevoie de angajati permanenti sau poti angaja ajutor temporar?
- Ai spatiu de lucru pentru angajat?
- Ar putea fi aceasta munca atragatoare pentru practica unui student? Contacteaza universitatile din comunitatea locala si intereseaza-te de programele lor de practica.
- Poti semna un contract cu un independent pentru a realiza munca pe baza de proiect sau pe baza unui set de ore? Acest lucru te scuteste de taxele cu salariile angajtilor, si iti acorda si flexibilitatea posedarii unui angajat la fata locului. Ai grija sa nu confunzi angajatul cu contractantul independent. Poate fi costisitor.
- In sfarsit, nu uita sa evaluezi timpul pe care l-ai petrece cu recrutarea, intervievarea, trainingul si supravegherea unui angajat. Ai grija sa-ti ramana cu adevarat putin timp liber la sfarsit!
SESIUNEA 2: Cum sa realizezi o descriere a postului
O descriere a postului este o definitie a unei “fotografii instante” a postului. Inainte de a putea scrie o descriere buna a postului trebuie sa cunosti foarte bine sarcinile pe care le implica postul respectiv. Daca nu ai mai avut nici un angajat inainte in aceal post, atunci realizeaza o analiza de post vorbind cu alte companii, prieteni, sau asociati care au avut posturi similare in companiile lor sau in departamentele in care lucreaza. Sau si mai bine, intervieveaza sau urmareste pe cineva care detine postul pentru care doresti sa faci angajari. Ei iti pot oferi cea mai buna imagine asupra a ceea ce presupune postul respectiv. Incearca sa obtii cat mai multe detalii despre indatoririle lor. Acest lucru te va ajuta sa identifici abilitatile necesare pentru o buna realizare a sarcinilor presupuse de postul respectiv. Iata cateva exemple de intrebari carora trebuie sa le raspunzi in legatura cu postul.
- Care sunt sarcinile specifice?
- Care sunt abilitatile specifice necesare pentru acel post?
- Care este trainingul formal sau pregatirea educationala necesara?
- Care sunt abilitatile interpersonale necesare?
- Ce instrumente sunt folosite? (Pentru a descoperi abilitatile necesare lucrului cu echipamentul.)
- Cum este supravegheat postul? (Care este structura de raportare?)
Descrierea ar trebui sa includa cel putin functiile esentiale ale postului, relatiile de raportare sau amplasarea organizationala, sarcinile legate de supraveghere si calificarile necesare pentru realizarea sarcinilor respective.
Functiile postului
Apeleaza la notitele referitoare la conversatia precedenta si la interviuri pentru a face o lista completa cu functiile postului. Noteaza cat mai multe detalii in legatura cu modul de realizare a acestor sarcini, si cu sarcinile zilnice, saptamanale, etc. Spre exemplu, daca sti ca una dintre indatoriri este cea de a mentine o lista a clientilor care include si informatii despre cumparaturile lor anterioare, informatii de contact, si plangeri inregistrate, probabil ca ar trebui sa elaborezi un pic mai mult si sa explici cat de des trebuie sa fie actualizate aceste informatii, programul care este folosit in acest scop si alte informatii pertinente. Acestea te vor ajuta pe parcursul procesului de angajare, dar si atunci cand vei avea un angajat, pentru ca ofera un ghid initial pentru cum ar trebui sa-si structureze angajatii timpul.
Abilitatile de munca necesare
Fiecare dintre functiile pe care le-ai enumerat, va necesita probabil abilitati specifice. Spre exemplu, daca una dintre functiile postului este de a-ti vinde serviciile atunci angajatul ar trebui sa posede abilitati puternice in vanzari. Daca postul presupune contacte frecvente cu clientii atunci angajatii trebuie sa posede abilitati de abordare a clientilor nemultumiti (sti ca sunt undeva acolo) si probabil abilitati bune de negociere.
Identifica toate abilitatile pe care le solicita postul si aranjeaza-le in ordinea prioritatilor. Aminteste-ti ca exista lucruri care se invata daca ai gasit candidatul perfect. Nu pune la indoiala un candidat pentru faptul ca nu poseda una din abilitatile mai putin importante. Mai ales daca aceasta poate fi invatata destul de usor.
Descrierea postului este utila in mai multe sensuri in afara de angajare. O vei folosi la:
- Trainingul noilor angajati si stabilirea asteptarilor pentru performantele acestora
- Evaluarile anuale ale performantelor
- Stabilirea scalei salariale a postului si a altor compensatii
- Diferentierea pozitiilor ca scutite sau ne-scutite
Exista probabil si alte avantaje organizationale daca ai descrieri de post bune. Ai grija ca descrierile tale sa fie detaliate si la zi. Un alt lucru pe care trebuie sa-l iei in considerare este cat de multa experienta consideri ca ar trebui sa aiba o persoana pentru a realiza bine slujba. Vei fi disponibil sa oferi multa supraveghere, sau vor fi nevoiti sa invete din mers? Poti sa gasesti o persoana care are abilitatile necesare, dar multi nu au experienta necesara. Cateodata aceasta este cel putin la fel de importanta.
SESIUNEA 3: Cum sa faci reclama postului disponibil
Exista multe cai prin care se poate face reclama posturilor. Internetul ofera astazi oportunitati bune de atingere a unei piete de munca altfel inaccesibile. Tipul de munca va avea, din nou, o influenta asupra mediului in care iti plasezi anuntul.
Ziarele locale sunt de obicei punctul de plecare, dar nu ignora ziarele regionale si chiar publicatiile nationale.
Daca postul necesita un specialist atunci ai si optiunea de a face reclama in jurnale de comert. Aceste publicatii ajung direct la audienta de care ai nevoie pentru post, si sunt foarte utile daca ai nevoie de cineva cu experienta specifica in industrie.
Dupa cum am mentionat mai sus, internetul poate fi o mina de aur pentru angajarea in anumite posturi.
Un alt loc de verificat sunt filialele locale de servicii de plasament profesional oferite de univeristati. Suna la birourile lor pentru a afla cum sa faci reclama posturilor pentru care studentii lor pot aplica.
Nu uita de targurile de joburi locale sau din industrie, sau de prezentarile de comert. Poti aduna de multe ori potentiali candidati la acest tip de evenimente.
Redactarea anuntului
Intituleaza mereu anuntul cu un titlu descriptiv care sa atraga atentia. Trebuie sa pui postul intr-o lumina favorabila, ramanand in acelasi timp foarte sincer in privinta companiei, mediului de lucru, beneficiilor, facilitatilor, etc. Subliniaza la inceputul anuntului punctele importante ale postului care vor fi cele mai atractive pentru candidati.
Atunci cand redactezi anuntul, foloseste cuvinte active, care sa starneasca interesul pentru post. Ai grija sa nu exagerezi! Daca exista abilitati specifice obligatorii, enumera-le cu claritate. Pentru a “vinde” mai bine postul, ofera informatii despre calitatea companiei, etica de munca, programele de recompensa, oportunitatile de dezvoltare, provocarile, distractia, etc. Realizeaza un anunt pentru care ai vrea sa candidezi si tu!
Descrieri generale versus descrieri detaliate
Acestea depind foarte mult de tipul de post disponibil. Utilizarea unor descrieri generale te poate ajuta sa selectezi mai usor si te poate ajuta sa descoperi talente ascunse, dar iti va lua mai mult timp sa evaluezi numarul mare de raspunsuri.
Daca angajezi o persoana cu pregatire tehnica pentru o pozitie tehnica probabil ca vei fi nevoit sa redactezi o descriere mai amanuntita. Abilitatile mai precise cum ar fi abilitatile de lucru cu computerul, ar trebui sa fie subliniate cu cerculete sau altfel. Productivitatea poate avea foarte mult de suferit datorita unei persoane care nu stie sa lucreze cu programele respective. In functie de program curba de invatare poate fi destul de abrupta.
Daca angajezi o persoana intr-o pozitie manageriala pentru a supraveghea acele posturi tehnice, probabil ca va trebui sa redactezi o descriere mai generala care sa includa tipurile de situatii de rezolvat, creativitatea implicata, si abilitatile de lucru cu oamenii necesare. In oricare din cazuri trebuie sa te concentrezi asupra functiilor postului atunci cand realizezi descrierea.
“Vanatorii de candidati” si alte servicii profesionale
Daca chiar trebuie sa angajezi un director executiv care sa te ajute sa-ti conduci o parte din firma, atunci ar fi bine sa te gandesti si la posibilitatea de a apela la ajutorul unui “vanator de candidati” profesionist. “Vanatorii de candidati” ai corporatiilor fac toata alergatura si se straduiesc sa-i aduca pe cei mai buni candidati la interviu. In loc sa astepte ca acei candidati sa vina la ei, acestia ii urmaresc activ pe cei pe care-i considera apti de a satisface nevoile clientului lor. Acestia pot apartine companiilor aflate in competitie sau unor industrii complet diferite. Cautarea activa este elementul care ii face pe acesti “vanatori de candidati” atat de eficienti, dar si foarte costisitori. Cauta o firma care se specializeaza in tipul de post de care ai nevoie sau in industria din care faci parte.
Agentiile de recrutare te pot ajuta de asemenea sa gasesti angajati buni. In vreme ce majoritatea acestor agentii pun accentul pe functionari si personal de sprijin, exista si agentii mai specializate care se orienteaza spre pozitii tehnice si de management. Tarifele lor sunt platite de obicei fie de angajat, fie de compania care face angajari, sau de amandoua. Beneficiile utilizarii unor astfel de agentii se refera mai ales la testarea angajatilor inainte de a fi trimisi pentru interviu. Economisesti timp, intervievandu-i numai pe aceia care au calificarile necesare postului.
Agentiile temporare nu ar trebui sa fie confundate cu agentiile de recrutare. Lucreaza intr-o maniera similara, dar platesc angajatul mai degraba decat sa plateasca compania ta pentru angajat. Din moment ce agentiile temporare sunt de obicei folosite pentru posturi care sunt, temporare, ele sunt bine venite. Te usureaza de povara de a plati taxe pentru angajati, de a oferi beneficii, si de a-i inregistra in evidenta salariilor. Pur si simplu platesti pentru o oferta data de agentia temporara.
Piete de munca deseori ignorate
Ar trebui de asemenea sa investighezi pietele de munca ignorate, cum ar fi cetatenii mai in varsta, femeile care intra din nou pe piata dupa ce si-au intemeiat o familie, angajatii pe cont propriu, angajatii care s-au retras din activitate, si angajatii cu handicap.
Sa trecem acum la ce ar trebui sa faci mai departe dupa ce primesti raspuns la anuntul tau.
SESIUNEA 4: Testarea candidatilor
Dupa ce ai facut reclama postului si ai inceput sa primesti solicitari, vei incepe sa rasfoiesti CV-urile sau ii vei ruga pe candidati sa completeze un formular de candidatura? Poti alege una dintre ele sau pe amandoua, dar tine minte ca CV-ul care ti se prezinta cuprinde numai informatiile pe care candidatul doreste sa ti le dea. Intr-un formular de inscriere poti introduce intrebari cu privire la informatiile pe care tu doresti sa le obtii.
Cum evaluezi pe cineva in functie de CV sau de formularul de candidatura? De multe ori angajatorii se trezesc ca incep sa compare educatia si locul in care candidatul a crescut cu propriile lor experiente. Atunci cand gasesti pe cineva care a mers la acelasi liceu sau universitate cu tine, nu inseamna ca ar trebui sa le acorzi mai multa atentie decat altora. (Desi este greu sa nu faci acest lucru!) Antreneaza-te sa fi impartial in astfel de situatii si vei avea mai mult succes la angajarea persoanei potrivite pentru post.
Rasfoirea CV-urilor
Deci la ce informatii ar trebui sa fi atent in mod special? Unul dintre primele lucruri pe care ar trebui sa le observi este aspectul general al CV-ului. Are un aspect profesional? Este redactat ingrijit? Exista greseli gramaticale sau de ortografie?
Analiza performantelor educationale si a experientei
Desi performantele educationale ale candidatului sunt importante, s-ar putea ca acestea sa nu fie cel mai bun barometru pentru abilitatile lor. Spre exemplu, sa luam o persoana cu specializare in limba engleza. Iti spune specializarea ceva despre abilitatile ei? Probabil ca nu. Alte specializari pot fi de asemenea inselatoare. Poate ca respectivul candidat si-a obtinut licenta in Relatii Industriale, dar apoi s-a indreptat spre afacerile imobiliare. Daca angajezi un reprezentant de vanzari, ceea ce apare in sectiunea de experienta de munca ar trebui sa fie adevaratul punct de interes.
De obicei, o privire rapida asupra educatiei, pentru a te asigura ca au educatia formala necesara, este suficienta. Din nou, profunzimea analizei tale asupra educatiei depinde foarte mult de tipul de pozitie pentru care angajezi. In majoritatea cazurilor ar trebui sa te concentrezi asupra experientei de munca a candidatului.
Atunci cand analizezi experienta de munca anterioara a candidatului, cauta informatii care sa raspunda intrebarilor referitoare la:
- Responsabilitatile lor reale in opozitie cu cele pe care le implica titlul posedat. (Este logic ca ei sa fi avut titlul de manageri de vanzari, dar sa nu fi avut, ei insisi, nici un fel de responsabilitati legate de vanzari?)
- Sarcinile lor, in opozitie cu indatoririle despre care afirma ca erau responsabili. (Se bat cap in cap? Poate ca au supravegheat persoana care a indeplinit functia respectiva, dar nu au avut experienta de a face acel lucru ei insisi. Spre exemplu, cineva poate sa administreze o tipografie fara sa fi lucrat vreodata cu o masina de tipografiat.)
- Realizarile specifice cum ar fi obiectivele indeplinite sau depasite, premiile castigate, sau proiectele speciale realizate.
- Durata pe parcursul careia au detinut o anumita pozitie sau titlu. (Au stat suficient intr-un post pentru a capata experienta de care ai nevoie? De ce au plecat din postul respectiv?)
- Progresul experientei lor de munca. (Experienta lor demonstreaza nivele crescande ale abilitatilor si/sau responsabilitatilor? Exista suficiente semnale in acest sens? Sau nu s-a produs nici o schimbare in nivelul responsabilitatilor sau indatoririlor? Acest lucru poate indica lipsa de ambitie sau de dorinta de a reusi.)
- Intreruperi inexplicabile in istoricul experientei de munca.
Exista desigur si alte intrebari la care poti incerca sa raspunzi in timp ce rasfoiesti CV-urile si formularele, dar acestea sunt bune pentru inceput si te pot ajuta sa ajungi la intrebarile si raspunsurile mai amanuntite. Nu uita sa iei notite in legatura cu orice fel de intrebari pe care le ai, in special pentru cele referitoare la schimbari ale locului de munca, lipsa avansarii, etc.
Scrisoarea de intentie este de asemenea un barometru bun prin care poti evalua persoana care a scris-o. Se refera la aspecte legate de pozitia disponibila, ca si la organizatia ta? Sau pare sa fie un model standard de scrisoare folosita pentru a preciza numele companiei si pozitita dorita, printre care oferta ta e pur si simplu una din 75? Aceasta lipsa de efort poate arata o lipsa reala de interes fata de postul respectiv. Daca candidatul nu-si ia timpul sa cerceteze putin compania, s-ar putea sa nu se ocupe nici de detaliile pe care le presupune postul respectiv. Cauta frazele care demonstreaza un interes sincer, semnele care arata cercetare si cunostinte cu privire la organizatia ta si la postul disponibil, si de asemenea o gramatica corecta si abilitati bune de comunicare.
SESIUNEA 5: Tehnici de intervievare
In sfarsit ai reusit sa parcurgi teancul de formulare si CV-uri pe care le-ai primit ca urmare a publicarii anuntului. Ce faci mai departe? Procesul de intervievare poate avea la baza cateva strategii diferite. Exista cateva tehnici de intervievare care te pot ajuta sa obtii cele mai utile informatii de la candidat. Unele tehnici vor fi desigur mai folositoare pentru anumite tipuri de posturi.
Indiferent de tehnica pe care o folosesti, pregatirea este cheia inteviurilor de succes (atat pentru tine cat si pentru candidat!) Daca interviul este o simpla conversatie in care tu si candidatul faceti schimb de povesti de razboi, nu vei obtine informatiile de care ai nevoie. Pregatirea presupune sa ai un set de intrebari pe care sa le aplici pentru fiecare candidat, o metoda de evaluare pentru a compara candidatii (foarte importanta daca ai mai mult de un interviu pe zi) si abilitatea de a formula opinii impartiale. Aceasta din urma este foarte greu de obtinut pentru anumite persoane care iau interviuri. S-ar putea sa ti se intample sa simpatizezi un candidat foarte mult. Acest lucru te poate impiedica sa-i evaluezi cu adevarat abilitatile pentru postul respectiv.
Interviuri telefonice
Primul pas pe care ar trebui sa-l faci este un interviu telefonic. Acesta poate sa te ajute sa economisesti timp, eliminand candidatii mai putin calificati. Aceste interviuri sunt de obicei mai scurte pentru ca nu implica formalitatile care apar in cazul intervurilor fata in fata. Nu trebuie sa petreci la fel de mult timp cu programarile sau cu rezervarea spatiului, sunt mai putin formale (ex. mai putin stresante), si nu ai ocazia sa-ti formezi impresiile initiale in functie de aparenta sau de alte atribute fizice ale interlocutorului.
Incearca sa cazi de acord cu candidatul in privinta programarii interviului telefonic, astfel incat acesta sa aiba loc intr-un moment favorabil candidatului. Spre exemplu, s-ar putea ca respectivii candidati sa nu doreasca sa fie intervievati de la locul de munca curent, asa ca s-ar putea sa fi nevoit sa programezi interviul seara. Incearca sa te adaptezi la programele lor daca poti. Factorii de distragere a atentiei de acasa (ex. copii, animale, alte zgomote) sunt de asemenea semnificativi.
Este la fel de important sa ai o lista cu intrebari prestabilite pentru interviurile telefonice ca si pentru celelalte tipuri de interviu. Acest lucru te impiedica sa divaghezi si mentine interviul intr-un ritm potrivit. Ar trebui totusi sa pui intrebari generale, pentru a scurta durata interviului. Pastreaza detaliile pentru interviul fata in fata. Incearca doar sa obtii informatiile de care ai nevoie pentru a te hotari pe cine sa elimini din lista. Aceasta poate fi si o ocazie buna de a discuta despre salariul oferit si de a elimina candidatii care solicita un salariu mult mai mare.
Sa trecem mai intai in revista cateva dintre tehnicile mai recente de intervievare si apoi vom discuta despre pregatirea intrebarilor si ceea ce poti sau nu poti sa intrebi!
Interviul comportamental
Acest tip de interviu este explicat mai pe larg in cartea lui Dr. Del J. Still, “Cum sa faci angajari cu un impact puternic (High Impact Hiring)”. Aceasta tehnica presupune intrebari care-l pun pe candidat in situatia de a retrai actiuni pe care le-a realizat pentru a rezolva o problema, a finaliza un proiect, sau a-si indeplini sarcinile de lucru. Tehnica respectiva merge la un nivel mai profund decat majoritatea tehnicilor de interviu, fortandu-l pe candidat sa ofere detalii. Mai degraba decat sa afirme ca au facut parte dintr-un proiect de grup care a elaborat un software pentru a rezolva problema inventarului unei companii, acestia vor trebui sa detalieze mai mult rolul lor in cadrul proiectului. Folosirea cuvantului “Eu”, mai degraba decat “noi” este importanta in acest tip de interviu.
Rolul tau este sa ii inveti pe candidati cum sa raspunda adecvat intrebarilor. Ei iti vor oferi in mod automat un raspuns mai putin detaliat. Tu trebuie sa le spui cat de multe detalii doresti sa obti. Spre exemplu, Dr. Still considera ca in primul rand candidatul trebuie sa descrie o situatie de la locul de munca, apoi sa descrie ce fel de actiuni a intreprins, si in cele din urma sa explice rezultatele finale ale acelor actiuni.
In calitate de persoana care ia interviul, trebuie sa aplici aceasta informatie la postul pentru care intervievezi. Pe baza actiunilor candidatilor din situatiile anterioare poti prevedea cum se vor descurca la slujba respectiva, sau cum vor reactiona in anumite situatii posibile.
Interviul situational
Interviul situational este asemanator cu interviul comportamental prin faptul ca cerceteaza informatii specifice cu privire la actiunile luate pentru a rezolva o problema sau a finaliza un proiect. Se bazeaza totusi pe o situatie ipotetica, pe care o creezi mai degraba decat pe o experienta trecuta a candidatului. Creezi situatii pe baza functiilor pe care le implica postul. Candidatul va recurge in continuare la experienta anterioara, de cele mai multe ori, deci vei obtine aceleasi informatii, dar candidatul se va stradui mai mult sa faca legatura intre cele doua. S-ar putea chiar sa ilustreze raspunsurile la situatia ta ipotetica, printr-un exemplu similar din experienta lor la locul de munca.
Atat interviurile comportamentale cat si cele situationale necesita anumite abilitati si experienta din partea celui care ia interviul, dar pot dezvalui cu siguranta informatii pretioase cu privire la comportamentul, etica de munca, si stilul de lucru al candidatului.
Alte tehnici
Exista o serie de alte tehnici care utilizeaza informatii comportamentale. Un posibil exemplu sunt interviurile bazate pe competenta. Acestea se concentreaza asupra competentelor esentiale ale postului si-l determina pe candidat sa-si puna in aplicare abilitatile in domeniul respectiv.
Alte tipuri de tehnici de intervievare mai traditionale (desi mai putin eficiente) se bazeaza mai mult pe trasaturile de personalitate si pe relatarile personale ale candidatilor cu privire la etica de munca si abilitatile lor. Spre exemplu, un candidat poate pretinde ca este pasionat de provocari, ca este creativ si sigur pe sine, etc. si probabil chiar crede ceea ce spune. Insa daca nu ai exemple concrete de situatii in care si-a demonstrat aceste calitati la posturile anterioare, atunci nu ai decat cuvantul lui drept argument.
Exista de asemenea si tehnici de intervievare mult mai complicate si mai costisitoare. Acestea pot implica testari, centre de evaluare si interviuri psihologice.
Cateva observatii finale despre intervievare
Daca nu esti tu persoana care ia interviurile, ai grija ca cel care face acest lucru sa-si cunoasca meseria. Daca ofertele de pe piata muncii sunt reduse, compania ta este intervievata la fe ca si candidatul. Nu lasa ca primul contact al candidatului cu compania ta sa fie intermediat de o persoana care nu este calificata sa raspunda intrebarilor tehnice pe care le-ar putea pune candidatul. Acest prim contact ar trebui sa fie mediat de managerul postului.
Acum sa trecem la intrebarile pe care nu trebuie sa le pui in cadrul interviului.
SESIUNEA 6: Intrebari ilegale in timpul interviului
Exista cateva legi care dicteaza regulile de angajare.
Iata o lista cu cele mai comune intrebari pe care nu le poti pune candidatilor.
- NU intreba cate zile a fost candidatul bolnav anul trecut (Dar POTI sa intrebi cate zile “s-a invoit”).
- NU intreba lucruri generale despre handicapuri, cum ar fi “aveti vreun handicap?” (Dar, POTI intreba daca sunt capabili sa indeplineasca sarcinile necesare.)
- NU pune intrebari despre cererile trecute pentru compensatii sau despre istoricul accidentelor la locul de munca.
- NU pune intrebari despre folosirea drogurilor ilegale (cu exceptia cazului in care aceasta face parte din testarea pentru utilizarea drogurilor ilegale).
- NU pune intrebari legate de varsta, gen, stare civila, rasa, etnie, religie sau altceva care ar putea avea conotatii discriminatorii. (Acestea includ intrebari aparent inocente cum ar fi: “Unde ai crescut?” “Cand ai absolvit liceul?” sau “Esti casatorit/ a?” “De unde este sotul/ sotia ta?”)
- NU pune intrebari legate de disponibilitatea pentru oferirea serviciilor de ingrijire a copiilor.
- NU intreba nimic despre statutul ocupational al membrilor familiei.
- NU pune intrebari legate de preferintele sexuale.
- NU pune intrebari legate de existenta cazierului judiciar. (Dar poti intreba in unele situatii despre arestari.)
Principalul lucru pe care trebuie sa-l retii in privinta intrebarilor pe care le pui candidatului este sa te feresti de orice subiect care ar putea fi considerat discriminatoriu. Nu lua nici un fel de notite in legatura cu aspectul fizic, etnicitatea, handicapurile, sau alte trasaturi ale candidatului. Daca ti se ofera astfel de informatii nu le nota si nu raspunde.
SESIUNEA 7: Compararea candidatilor
Dupa ce ai intervievat o multime de oameni si te simti ametit, vei fi foarte confuz in ceea ce priveste cine ce a zis si pe cine ai considerat drept cel mai bun candidat pentru post. Acea parere s-ar putea sa se fi schimbat pe masura ce intrau si ieseau candidatii. Tocmai din acest motiv este foarte important sa iei notite. Si nu ne referim la cateva cuvinte pe marginea CV-ului, ci la notite adevarate pe paginile cu intrebarile prestabilite pe care le-ai folosit in timpul interviului. Ai avut intrebari prestabilite nu-i asa?
Evaluarea fiecarui candidat
Iti amintesti cand am spus ca pregatirea presupune si o metoda de evaluare pentru a compara candidatii? Pe masura ce pui fiecare intrebare si iei notite despre raspunsul candidatului ar trebui sa-i atribui si un scor pentru raspunsul dat intrebarii. Poate parea dificil pe moment, dar te va ajuta cu siguranta atunci cand va trebui sa iei decizia.
Sistemul de punctare pe care-l folosesti poate fi o simpla scala 1-5 sau ceva mai elaborat. Formuleaza un sistem care se potriveste cel mai bine cu tipul de informatii si raspunsuri la care te astepti.
Verificarea referintelor
Poti cere referinte de afaceri, personale sau chiar educationale. A obtine parerea unei persoane pentru care candidatul a mai lucrat in trecut poate fi ori de mare ajutor ori inutila. De multe ori angajatorii anteriori ezita sa spuna ceva despre angajatii trecuti de teama sa nu fie dati in judecata. Daca obti informatii de la angajatorul anterior sau alte referinte (sau chiar daca refuza sa comenteze), ai grija sa notezi toata conversatia. Daca nu reusesti sa iei legatura cu persoanele prezentate drept referinte, dupa mai multe incercari, noteaza-ti si acest lucru. Verificarea anturajului, cazierului, si a altor referinte poate fi foarte importanta pentru anumite tipuri de posturi.
Pastreaza o evidenta a notitelor si CV-urilor, si a altor corespondente cu candidatii inscrisi pentru postul respectiv, timp de un an.
SESIUNEA 8: Oferta
Ai facut alegerea si acum trebuie sa-l anunti pe candidatul norocos. Poti face acest lucru prin e-mail, telefon, sau alte mijloace de comunicare. La sfarsitul interviului, ar trebui sa-i spui candidatului cum si aproximativ cand il vei contacta. Acest lucru ii ajuta pe candidati sa se mai relaxeze, si te ajuta pe tine sa mai reduci din telefoanele prin care esti intrebat daca “ai luat decizia?”
Metoda cea mai des intalnita este aceea de a extinde oferta verbala prin telefon si de a trimite apoi o scrisoare in care sunt incluse toate detaliile cum ar fi salariul negociat, orele de munca, etc. Noteaza in scrisoare si posibilele cerinte de genul examinari medicale, teste pentru droguri, etc. Apoi solicita ca aplicantul fie sa semneze si sa returneze scrisoarea, in semn de acceptare a postului, fie sa te sune. Lasa-le o perioada limita pana la care pot sa trimita raspunsul astfel incat sa stii cand poti incepe sa te gandesti la a doua alegere.
Desi este important ca scrisoarea sa ofere cateva detalii, ai grija sa nu incluzi prea multe. Un element important este daca Scrisoarea de Oferta este scrisa mai mult sau mai putin ca un contract de munca. Iata cateva elemente de care sa te feresti in Scrisoarea de Oferta.
- Fereste-te de frazele care implica permanenta pozitiei. Nimeni nu este angajat permanent.
- Precizeaza salariul pe luna. S-a mai intamplat ca judecatorii sa dea salariul pe un an angajatului care a fost concediat in decurs de 6 luni, pe baza salariului trecut in Scrisoarea de Oferta. Sau ca angajatul sa fie tinut pentru un an pentru ca asa aparea in Scrisoarea de Oferta.
- Nu preciza intervalele evaluarilor. Judecatorii au sustinut de asemenea ca noii angajati trebuie sa fie pastrati cel putin pana la evaluari pentru ca in Scrisoarea de Oferta se specifica ca vor fi “evaluati in decurs de 3 luni”. Foloseste expresii generale pentru aceste afirmatii.
- Ai grija ca in scrisoare sa fie specificat faptul ca nu este un contract de munca si nu stabileste cu precizie conditiile de angajare.
Contracte de munca
Cateodata angajarea persoanei potrivite necesita un contract de munca in scris fie pentru protectia ta, fie pentru a lor. Aceste contracte pot specifica oricate detalii in legatura cu postul respectiv, inclusiv:
- Salariul si alte compensatii
- Perioada angajarii
- Programarea maririlor salariale
- Revizuirea termenelor
- Detalii legate de concediere (pentru motive bune – nu pentru orice fel de motive)
- Drepturi de proprietate dupa cum se leaga de produsele muncii angajatilor
- Drepturile angajatului pentru performante similare in afara companiei
- Rezolvarea disputelor dintre angajati
Aproape orice poate aparea intr-un contract de munca. Totusi, cateva lucruri care nu trebuie sa fie omise sunt drepturile garantate de guvern, cum ar fi plata orelor suplimentare pentru angajatii nescutiti, legile privind discriminarea si hartuirea, legea pentru familie si concediu medical, etc. Contractul este de asemenea bidirectionat. Atat angajatul cat si angajatorul trebuie sa tina de partea lor.
Pentru cei care nu au facut ruptura…
O data ce obtii acordul candidatului pe care l-ai ales, contacteaza ceilalti candidati pe care i-ai intervievat fie prin telefon fie printr-o scrisoare. Acest lucru este important, nu numai ca gest de politete, ci pentru ca nu stii niciodata cand vei avea nevoie de candidatii respectivi. Este desigur posibil ca preferatul tau sa se razgandeasca si sa fi nevoit sa-l suni imediat pe al doilea candidat preferat. Chiar daca acest lucru nu se intampla poate mai tarziu vei avea un alt post disponibil care ar putea fi ocupat de unul dintre candidati. Nu-ti elimina sansele de a-i avea la indemana, omitand sa-i anunti in legatura cu decizia luata fata de postul respectiv.
Orientare
Nu exista nimic mai rau pentru un nou angajat decat sa soseasca la lucru in prima zi si nimeni sa nu stie cine este sau de ce e acolo. Ai grija sa fie cineva (daca nu tu insuti) disponibil sa-i arate angajatului firma, sa raspunda la intrebari, sa-l prezinte personalului, si sa-l ajute sa porneasca cu dreptul.
Desi programele de orientare formala sunt foarte bune, chiar si un program informal este mai bun decat nimic!
Daca esti proprietarul unei firme nou aparute, angajarea primului om este un pas important. Nu numai ca trebuie sa te asiguri de doua ori ca ai nevoie de un angajat (si nu doar de o organizare mai buna), ci trebuie sa ai grija sa angajezi si persoana potrivita. Daca lucrezi intr-un domeniu de afaceri vast, cu vechime, iar tu ti-ai asumat rolul de manager al resurselor umane, sau pur si simplu trebuie sa angajezi pe cineva in departamentul tau pentru ca nu exista nici un departament de MRU, atunci trebuie sa ai grija sa nu faci o greseala la angajare. Recrutarea, intervievarea si angajarea reprezinta o stiinta in sine. De-a lungul anilor a ajuns sa fie unul dintre cele mai importante aspecte pentru succesul in afaceri. Persoanele potrivite sunt motorul companiei. Aminteste-ti vechea zicala potrivit careia proprii tai angajati sunt cea mai importanta achizitie. Este valabila.
In aceasta sectiune vom investiga care sunt elementele de care ai nevoie pentru a angaja persoana potrivita pentru postul disponibil. Vom parcurge pasii si vom explica importanta anumitor decizii pe care va trebui sa le iei la un moment dat. La sfarsitul periplului nostru vei avea o intelegere a motivelor pentru care majoritatea companiilor au un departament de resurse umane care se ocupa de angajari. Angajarea este o stiinta si nimeni nu a spus ca stiinta ar fi simpla!
SESIUNEA 1: Chiar trebuie sa angajezi pe cineva?
Sa presupunem ca esti proprietarul unei firme noi si nu ai angajati, dar te-ai saturat de faptul ca nu ai niciodata timp liber. (Pana la urma nu este acesta unul dintre motivele pentru care ai intrat pe cont propriu in afaceri?) Deci ce faci mai intai? Esti sigur ca ai nevoie de cineva? Esti sigur ca faci ceea ce-ti place daca vrei sa angajezi pe cineva sa indeplineasca sarcinile la fel de eficient ca si cum le-ai face tu? Probabil ca ai nevoie doar de putin training in privinta abilitatilor de lucru cu computerul pentru a automatiza anumite sarcini care iti ocupa o serie de ore. Rezerva-ti putin timp pentru a-ti evalua cu adevarat nevoile. Iata o lista de elemente pe care trebuie sa le iei in considerare inainte de a pune un anunt cu “Angajam personal”.
SESIUNEA 2: Cum sa realizezi o descriere a postului
O descriere a postului este o definitie a unei “fotografii instante” a postului. Inainte de a putea scrie o descriere buna a postului trebuie sa cunosti foarte bine sarcinile pe care le implica postul respectiv. Daca nu ai mai avut nici un angajat inainte in aceal post, atunci realizeaza o analiza de post vorbind cu alte companii, prieteni, sau asociati care au avut posturi similare in companiile lor sau in departamentele in care lucreaza. Sau si mai bine, intervieveaza sau urmareste pe cineva care detine postul pentru care doresti sa faci angajari. Ei iti pot oferi cea mai buna imagine asupra a ceea ce presupune postul respectiv. Incearca sa obtii cat mai multe detalii despre indatoririle lor. Acest lucru te va ajuta sa identifici abilitatile necesare pentru o buna realizare a sarcinilor presupuse de postul respectiv. Iata cateva exemple de intrebari carora trebuie sa le raspunzi in legatura cu postul.
Descrierea ar trebui sa includa cel putin functiile esentiale ale postului, relatiile de raportare sau amplasarea organizationala, sarcinile legate de supraveghere si calificarile necesare pentru realizarea sarcinilor respective.
Functiile postului
Apeleaza la notitele referitoare la conversatia precedenta si la interviuri pentru a face o lista completa cu functiile postului. Noteaza cat mai multe detalii in legatura cu modul de realizare a acestor sarcini, si cu sarcinile zilnice, saptamanale, etc. Spre exemplu, daca sti ca una dintre indatoriri este cea de a mentine o lista a clientilor care include si informatii despre cumparaturile lor anterioare, informatii de contact, si plangeri inregistrate, probabil ca ar trebui sa elaborezi un pic mai mult si sa explici cat de des trebuie sa fie actualizate aceste informatii, programul care este folosit in acest scop si alte informatii pertinente. Acestea te vor ajuta pe parcursul procesului de angajare, dar si atunci cand vei avea un angajat, pentru ca ofera un ghid initial pentru cum ar trebui sa-si structureze angajatii timpul.
Abilitatile de munca necesare
Fiecare dintre functiile pe care le-ai enumerat, va necesita probabil abilitati specifice. Spre exemplu, daca una dintre functiile postului este de a-ti vinde serviciile atunci angajatul ar trebui sa posede abilitati puternice in vanzari. Daca postul presupune contacte frecvente cu clientii atunci angajatii trebuie sa posede abilitati de abordare a clientilor nemultumiti (sti ca sunt undeva acolo) si probabil abilitati bune de negociere.
Identifica toate abilitatile pe care le solicita postul si aranjeaza-le in ordinea prioritatilor. Aminteste-ti ca exista lucruri care se invata daca ai gasit candidatul perfect. Nu pune la indoiala un candidat pentru faptul ca nu poseda una din abilitatile mai putin importante. Mai ales daca aceasta poate fi invatata destul de usor.
Descrierea postului este utila in mai multe sensuri in afara de angajare. O vei folosi la:
Exista probabil si alte avantaje organizationale daca ai descrieri de post bune. Ai grija ca descrierile tale sa fie detaliate si la zi. Un alt lucru pe care trebuie sa-l iei in considerare este cat de multa experienta consideri ca ar trebui sa aiba o persoana pentru a realiza bine slujba. Vei fi disponibil sa oferi multa supraveghere, sau vor fi nevoiti sa invete din mers? Poti sa gasesti o persoana care are abilitatile necesare, dar multi nu au experienta necesara. Cateodata aceasta este cel putin la fel de importanta.
SESIUNEA 3: Cum sa faci reclama postului disponibil
Exista multe cai prin care se poate face reclama posturilor. Internetul ofera astazi oportunitati bune de atingere a unei piete de munca altfel inaccesibile. Tipul de munca va avea, din nou, o influenta asupra mediului in care iti plasezi anuntul.
Ziarele locale sunt de obicei punctul de plecare, dar nu ignora ziarele regionale si chiar publicatiile nationale.
Daca postul necesita un specialist atunci ai si optiunea de a face reclama in jurnale de comert. Aceste publicatii ajung direct la audienta de care ai nevoie pentru post, si sunt foarte utile daca ai nevoie de cineva cu experienta specifica in industrie.
Dupa cum am mentionat mai sus, internetul poate fi o mina de aur pentru angajarea in anumite posturi.
Un alt loc de verificat sunt filialele locale de servicii de plasament profesional oferite de univeristati. Suna la birourile lor pentru a afla cum sa faci reclama posturilor pentru care studentii lor pot aplica.
Nu uita de targurile de joburi locale sau din industrie, sau de prezentarile de comert. Poti aduna de multe ori potentiali candidati la acest tip de evenimente.
Redactarea anuntului
Intituleaza mereu anuntul cu un titlu descriptiv care sa atraga atentia. Trebuie sa pui postul intr-o lumina favorabila, ramanand in acelasi timp foarte sincer in privinta companiei, mediului de lucru, beneficiilor, facilitatilor, etc. Subliniaza la inceputul anuntului punctele importante ale postului care vor fi cele mai atractive pentru candidati.
Atunci cand redactezi anuntul, foloseste cuvinte active, care sa starneasca interesul pentru post. Ai grija sa nu exagerezi! Daca exista abilitati specifice obligatorii, enumera-le cu claritate. Pentru a “vinde” mai bine postul, ofera informatii despre calitatea companiei, etica de munca, programele de recompensa, oportunitatile de dezvoltare, provocarile, distractia, etc. Realizeaza un anunt pentru care ai vrea sa candidezi si tu!
Descrieri generale versus descrieri detaliate
Acestea depind foarte mult de tipul de post disponibil. Utilizarea unor descrieri generale te poate ajuta sa selectezi mai usor si te poate ajuta sa descoperi talente ascunse, dar iti va lua mai mult timp sa evaluezi numarul mare de raspunsuri.
Daca angajezi o persoana cu pregatire tehnica pentru o pozitie tehnica probabil ca vei fi nevoit sa redactezi o descriere mai amanuntita. Abilitatile mai precise cum ar fi abilitatile de lucru cu computerul, ar trebui sa fie subliniate cu cerculete sau altfel. Productivitatea poate avea foarte mult de suferit datorita unei persoane care nu stie sa lucreze cu programele respective. In functie de program curba de invatare poate fi destul de abrupta.
Daca angajezi o persoana intr-o pozitie manageriala pentru a supraveghea acele posturi tehnice, probabil ca va trebui sa redactezi o descriere mai generala care sa includa tipurile de situatii de rezolvat, creativitatea implicata, si abilitatile de lucru cu oamenii necesare. In oricare din cazuri trebuie sa te concentrezi asupra functiilor postului atunci cand realizezi descrierea.
“Vanatorii de candidati” si alte servicii profesionale
Daca chiar trebuie sa angajezi un director executiv care sa te ajute sa-ti conduci o parte din firma, atunci ar fi bine sa te gandesti si la posibilitatea de a apela la ajutorul unui “vanator de candidati” profesionist. “Vanatorii de candidati” ai corporatiilor fac toata alergatura si se straduiesc sa-i aduca pe cei mai buni candidati la interviu. In loc sa astepte ca acei candidati sa vina la ei, acestia ii urmaresc activ pe cei pe care-i considera apti de a satisface nevoile clientului lor. Acestia pot apartine companiilor aflate in competitie sau unor industrii complet diferite. Cautarea activa este elementul care ii face pe acesti “vanatori de candidati” atat de eficienti, dar si foarte costisitori. Cauta o firma care se specializeaza in tipul de post de care ai nevoie sau in industria din care faci parte.
Agentiile de recrutare te pot ajuta de asemenea sa gasesti angajati buni. In vreme ce majoritatea acestor agentii pun accentul pe functionari si personal de sprijin, exista si agentii mai specializate care se orienteaza spre pozitii tehnice si de management. Tarifele lor sunt platite de obicei fie de angajat, fie de compania care face angajari, sau de amandoua. Beneficiile utilizarii unor astfel de agentii se refera mai ales la testarea angajatilor inainte de a fi trimisi pentru interviu. Economisesti timp, intervievandu-i numai pe aceia care au calificarile necesare postului.
Agentiile temporare nu ar trebui sa fie confundate cu agentiile de recrutare. Lucreaza intr-o maniera similara, dar platesc angajatul mai degraba decat sa plateasca compania ta pentru angajat. Din moment ce agentiile temporare sunt de obicei folosite pentru posturi care sunt, temporare, ele sunt bine venite. Te usureaza de povara de a plati taxe pentru angajati, de a oferi beneficii, si de a-i inregistra in evidenta salariilor. Pur si simplu platesti pentru o oferta data de agentia temporara.
Piete de munca deseori ignorate
Ar trebui de asemenea sa investighezi pietele de munca ignorate, cum ar fi cetatenii mai in varsta, femeile care intra din nou pe piata dupa ce si-au intemeiat o familie, angajatii pe cont propriu, angajatii care s-au retras din activitate, si angajatii cu handicap.
Sa trecem acum la ce ar trebui sa faci mai departe dupa ce primesti raspuns la anuntul tau.
SESIUNEA 4: Testarea candidatilor
Dupa ce ai facut reclama postului si ai inceput sa primesti solicitari, vei incepe sa rasfoiesti CV-urile sau ii vei ruga pe candidati sa completeze un formular de candidatura? Poti alege una dintre ele sau pe amandoua, dar tine minte ca CV-ul care ti se prezinta cuprinde numai informatiile pe care candidatul doreste sa ti le dea. Intr-un formular de inscriere poti introduce intrebari cu privire la informatiile pe care tu doresti sa le obtii.
Cum evaluezi pe cineva in functie de CV sau de formularul de candidatura? De multe ori angajatorii se trezesc ca incep sa compare educatia si locul in care candidatul a crescut cu propriile lor experiente. Atunci cand gasesti pe cineva care a mers la acelasi liceu sau universitate cu tine, nu inseamna ca ar trebui sa le acorzi mai multa atentie decat altora. (Desi este greu sa nu faci acest lucru!) Antreneaza-te sa fi impartial in astfel de situatii si vei avea mai mult succes la angajarea persoanei potrivite pentru post.
Rasfoirea CV-urilor
Deci la ce informatii ar trebui sa fi atent in mod special? Unul dintre primele lucruri pe care ar trebui sa le observi este aspectul general al CV-ului. Are un aspect profesional? Este redactat ingrijit? Exista greseli gramaticale sau de ortografie?
Analiza performantelor educationale si a experientei
Desi performantele educationale ale candidatului sunt importante, s-ar putea ca acestea sa nu fie cel mai bun barometru pentru abilitatile lor. Spre exemplu, sa luam o persoana cu specializare in limba engleza. Iti spune specializarea ceva despre abilitatile ei? Probabil ca nu. Alte specializari pot fi de asemenea inselatoare. Poate ca respectivul candidat si-a obtinut licenta in Relatii Industriale, dar apoi s-a indreptat spre afacerile imobiliare. Daca angajezi un reprezentant de vanzari, ceea ce apare in sectiunea de experienta de munca ar trebui sa fie adevaratul punct de interes.
De obicei, o privire rapida asupra educatiei, pentru a te asigura ca au educatia formala necesara, este suficienta. Din nou, profunzimea analizei tale asupra educatiei depinde foarte mult de tipul de pozitie pentru care angajezi. In majoritatea cazurilor ar trebui sa te concentrezi asupra experientei de munca a candidatului.
Atunci cand analizezi experienta de munca anterioara a candidatului, cauta informatii care sa raspunda intrebarilor referitoare la:
Exista desigur si alte intrebari la care poti incerca sa raspunzi in timp ce rasfoiesti CV-urile si formularele, dar acestea sunt bune pentru inceput si te pot ajuta sa ajungi la intrebarile si raspunsurile mai amanuntite. Nu uita sa iei notite in legatura cu orice fel de intrebari pe care le ai, in special pentru cele referitoare la schimbari ale locului de munca, lipsa avansarii, etc.
Scrisoarea de intentie este de asemenea un barometru bun prin care poti evalua persoana care a scris-o. Se refera la aspecte legate de pozitia disponibila, ca si la organizatia ta? Sau pare sa fie un model standard de scrisoare folosita pentru a preciza numele companiei si pozitita dorita, printre care oferta ta e pur si simplu una din 75? Aceasta lipsa de efort poate arata o lipsa reala de interes fata de postul respectiv. Daca candidatul nu-si ia timpul sa cerceteze putin compania, s-ar putea sa nu se ocupe nici de detaliile pe care le presupune postul respectiv. Cauta frazele care demonstreaza un interes sincer, semnele care arata cercetare si cunostinte cu privire la organizatia ta si la postul disponibil, si de asemenea o gramatica corecta si abilitati bune de comunicare.
SESIUNEA 5: Tehnici de intervievare
In sfarsit ai reusit sa parcurgi teancul de formulare si CV-uri pe care le-ai primit ca urmare a publicarii anuntului. Ce faci mai departe? Procesul de intervievare poate avea la baza cateva strategii diferite. Exista cateva tehnici de intervievare care te pot ajuta sa obtii cele mai utile informatii de la candidat. Unele tehnici vor fi desigur mai folositoare pentru anumite tipuri de posturi.
Indiferent de tehnica pe care o folosesti, pregatirea este cheia inteviurilor de succes (atat pentru tine cat si pentru candidat!) Daca interviul este o simpla conversatie in care tu si candidatul faceti schimb de povesti de razboi, nu vei obtine informatiile de care ai nevoie. Pregatirea presupune sa ai un set de intrebari pe care sa le aplici pentru fiecare candidat, o metoda de evaluare pentru a compara candidatii (foarte importanta daca ai mai mult de un interviu pe zi) si abilitatea de a formula opinii impartiale. Aceasta din urma este foarte greu de obtinut pentru anumite persoane care iau interviuri. S-ar putea sa ti se intample sa simpatizezi un candidat foarte mult. Acest lucru te poate impiedica sa-i evaluezi cu adevarat abilitatile pentru postul respectiv.
Interviuri telefonice
Primul pas pe care ar trebui sa-l faci este un interviu telefonic. Acesta poate sa te ajute sa economisesti timp, eliminand candidatii mai putin calificati. Aceste interviuri sunt de obicei mai scurte pentru ca nu implica formalitatile care apar in cazul intervurilor fata in fata. Nu trebuie sa petreci la fel de mult timp cu programarile sau cu rezervarea spatiului, sunt mai putin formale (ex. mai putin stresante), si nu ai ocazia sa-ti formezi impresiile initiale in functie de aparenta sau de alte atribute fizice ale interlocutorului.
Incearca sa cazi de acord cu candidatul in privinta programarii interviului telefonic, astfel incat acesta sa aiba loc intr-un moment favorabil candidatului. Spre exemplu, s-ar putea ca respectivii candidati sa nu doreasca sa fie intervievati de la locul de munca curent, asa ca s-ar putea sa fi nevoit sa programezi interviul seara. Incearca sa te adaptezi la programele lor daca poti. Factorii de distragere a atentiei de acasa (ex. copii, animale, alte zgomote) sunt de asemenea semnificativi.
Este la fel de important sa ai o lista cu intrebari prestabilite pentru interviurile telefonice ca si pentru celelalte tipuri de interviu. Acest lucru te impiedica sa divaghezi si mentine interviul intr-un ritm potrivit. Ar trebui totusi sa pui intrebari generale, pentru a scurta durata interviului. Pastreaza detaliile pentru interviul fata in fata. Incearca doar sa obtii informatiile de care ai nevoie pentru a te hotari pe cine sa elimini din lista. Aceasta poate fi si o ocazie buna de a discuta despre salariul oferit si de a elimina candidatii care solicita un salariu mult mai mare.
Sa trecem mai intai in revista cateva dintre tehnicile mai recente de intervievare si apoi vom discuta despre pregatirea intrebarilor si ceea ce poti sau nu poti sa intrebi!
Interviul comportamental
Acest tip de interviu este explicat mai pe larg in cartea lui Dr. Del J. Still, “Cum sa faci angajari cu un impact puternic (High Impact Hiring)”. Aceasta tehnica presupune intrebari care-l pun pe candidat in situatia de a retrai actiuni pe care le-a realizat pentru a rezolva o problema, a finaliza un proiect, sau a-si indeplini sarcinile de lucru. Tehnica respectiva merge la un nivel mai profund decat majoritatea tehnicilor de interviu, fortandu-l pe candidat sa ofere detalii. Mai degraba decat sa afirme ca au facut parte dintr-un proiect de grup care a elaborat un software pentru a rezolva problema inventarului unei companii, acestia vor trebui sa detalieze mai mult rolul lor in cadrul proiectului. Folosirea cuvantului “Eu”, mai degraba decat “noi” este importanta in acest tip de interviu.
Rolul tau este sa ii inveti pe candidati cum sa raspunda adecvat intrebarilor. Ei iti vor oferi in mod automat un raspuns mai putin detaliat. Tu trebuie sa le spui cat de multe detalii doresti sa obti. Spre exemplu, Dr. Still considera ca in primul rand candidatul trebuie sa descrie o situatie de la locul de munca, apoi sa descrie ce fel de actiuni a intreprins, si in cele din urma sa explice rezultatele finale ale acelor actiuni.
In calitate de persoana care ia interviul, trebuie sa aplici aceasta informatie la postul pentru care intervievezi. Pe baza actiunilor candidatilor din situatiile anterioare poti prevedea cum se vor descurca la slujba respectiva, sau cum vor reactiona in anumite situatii posibile.
Interviul situational
Interviul situational este asemanator cu interviul comportamental prin faptul ca cerceteaza informatii specifice cu privire la actiunile luate pentru a rezolva o problema sau a finaliza un proiect. Se bazeaza totusi pe o situatie ipotetica, pe care o creezi mai degraba decat pe o experienta trecuta a candidatului. Creezi situatii pe baza functiilor pe care le implica postul. Candidatul va recurge in continuare la experienta anterioara, de cele mai multe ori, deci vei obtine aceleasi informatii, dar candidatul se va stradui mai mult sa faca legatura intre cele doua. S-ar putea chiar sa ilustreze raspunsurile la situatia ta ipotetica, printr-un exemplu similar din experienta lor la locul de munca.
Atat interviurile comportamentale cat si cele situationale necesita anumite abilitati si experienta din partea celui care ia interviul, dar pot dezvalui cu siguranta informatii pretioase cu privire la comportamentul, etica de munca, si stilul de lucru al candidatului.
Alte tehnici
Exista o serie de alte tehnici care utilizeaza informatii comportamentale. Un posibil exemplu sunt interviurile bazate pe competenta. Acestea se concentreaza asupra competentelor esentiale ale postului si-l determina pe candidat sa-si puna in aplicare abilitatile in domeniul respectiv.
Alte tipuri de tehnici de intervievare mai traditionale (desi mai putin eficiente) se bazeaza mai mult pe trasaturile de personalitate si pe relatarile personale ale candidatilor cu privire la etica de munca si abilitatile lor. Spre exemplu, un candidat poate pretinde ca este pasionat de provocari, ca este creativ si sigur pe sine, etc. si probabil chiar crede ceea ce spune. Insa daca nu ai exemple concrete de situatii in care si-a demonstrat aceste calitati la posturile anterioare, atunci nu ai decat cuvantul lui drept argument.
Exista de asemenea si tehnici de intervievare mult mai complicate si mai costisitoare. Acestea pot implica testari, centre de evaluare si interviuri psihologice.
Cateva observatii finale despre intervievare
Daca nu esti tu persoana care ia interviurile, ai grija ca cel care face acest lucru sa-si cunoasca meseria. Daca ofertele de pe piata muncii sunt reduse, compania ta este intervievata la fe ca si candidatul. Nu lasa ca primul contact al candidatului cu compania ta sa fie intermediat de o persoana care nu este calificata sa raspunda intrebarilor tehnice pe care le-ar putea pune candidatul. Acest prim contact ar trebui sa fie mediat de managerul postului.
Acum sa trecem la intrebarile pe care nu trebuie sa le pui in cadrul interviului.
SESIUNEA 6: Intrebari ilegale in timpul interviului
Exista cateva legi care dicteaza regulile de angajare.
Iata o lista cu cele mai comune intrebari pe care nu le poti pune candidatilor.
Principalul lucru pe care trebuie sa-l retii in privinta intrebarilor pe care le pui candidatului este sa te feresti de orice subiect care ar putea fi considerat discriminatoriu. Nu lua nici un fel de notite in legatura cu aspectul fizic, etnicitatea, handicapurile, sau alte trasaturi ale candidatului. Daca ti se ofera astfel de informatii nu le nota si nu raspunde.
SESIUNEA 7: Compararea candidatilor
Dupa ce ai intervievat o multime de oameni si te simti ametit, vei fi foarte confuz in ceea ce priveste cine ce a zis si pe cine ai considerat drept cel mai bun candidat pentru post. Acea parere s-ar putea sa se fi schimbat pe masura ce intrau si ieseau candidatii. Tocmai din acest motiv este foarte important sa iei notite. Si nu ne referim la cateva cuvinte pe marginea CV-ului, ci la notite adevarate pe paginile cu intrebarile prestabilite pe care le-ai folosit in timpul interviului. Ai avut intrebari prestabilite nu-i asa?
Evaluarea fiecarui candidat
Iti amintesti cand am spus ca pregatirea presupune si o metoda de evaluare pentru a compara candidatii? Pe masura ce pui fiecare intrebare si iei notite despre raspunsul candidatului ar trebui sa-i atribui si un scor pentru raspunsul dat intrebarii. Poate parea dificil pe moment, dar te va ajuta cu siguranta atunci cand va trebui sa iei decizia.
Sistemul de punctare pe care-l folosesti poate fi o simpla scala 1-5 sau ceva mai elaborat. Formuleaza un sistem care se potriveste cel mai bine cu tipul de informatii si raspunsuri la care te astepti.
Verificarea referintelor
Poti cere referinte de afaceri, personale sau chiar educationale. A obtine parerea unei persoane pentru care candidatul a mai lucrat in trecut poate fi ori de mare ajutor ori inutila. De multe ori angajatorii anteriori ezita sa spuna ceva despre angajatii trecuti de teama sa nu fie dati in judecata. Daca obti informatii de la angajatorul anterior sau alte referinte (sau chiar daca refuza sa comenteze), ai grija sa notezi toata conversatia. Daca nu reusesti sa iei legatura cu persoanele prezentate drept referinte, dupa mai multe incercari, noteaza-ti si acest lucru. Verificarea anturajului, cazierului, si a altor referinte poate fi foarte importanta pentru anumite tipuri de posturi.
Pastreaza o evidenta a notitelor si CV-urilor, si a altor corespondente cu candidatii inscrisi pentru postul respectiv, timp de un an.
SESIUNEA 8: Oferta
Ai facut alegerea si acum trebuie sa-l anunti pe candidatul norocos. Poti face acest lucru prin e-mail, telefon, sau alte mijloace de comunicare. La sfarsitul interviului, ar trebui sa-i spui candidatului cum si aproximativ cand il vei contacta. Acest lucru ii ajuta pe candidati sa se mai relaxeze, si te ajuta pe tine sa mai reduci din telefoanele prin care esti intrebat daca “ai luat decizia?”
Metoda cea mai des intalnita este aceea de a extinde oferta verbala prin telefon si de a trimite apoi o scrisoare in care sunt incluse toate detaliile cum ar fi salariul negociat, orele de munca, etc. Noteaza in scrisoare si posibilele cerinte de genul examinari medicale, teste pentru droguri, etc. Apoi solicita ca aplicantul fie sa semneze si sa returneze scrisoarea, in semn de acceptare a postului, fie sa te sune. Lasa-le o perioada limita pana la care pot sa trimita raspunsul astfel incat sa stii cand poti incepe sa te gandesti la a doua alegere.
Desi este important ca scrisoarea sa ofere cateva detalii, ai grija sa nu incluzi prea multe. Un element important este daca Scrisoarea de Oferta este scrisa mai mult sau mai putin ca un contract de munca. Iata cateva elemente de care sa te feresti in Scrisoarea de Oferta.
Contracte de munca
Cateodata angajarea persoanei potrivite necesita un contract de munca in scris fie pentru protectia ta, fie pentru a lor. Aceste contracte pot specifica oricate detalii in legatura cu postul respectiv, inclusiv:
Aproape orice poate aparea intr-un contract de munca. Totusi, cateva lucruri care nu trebuie sa fie omise sunt drepturile garantate de guvern, cum ar fi plata orelor suplimentare pentru angajatii nescutiti, legile privind discriminarea si hartuirea, legea pentru familie si concediu medical, etc. Contractul este de asemenea bidirectionat. Atat angajatul cat si angajatorul trebuie sa tina de partea lor.
Pentru cei care nu au facut ruptura…
O data ce obtii acordul candidatului pe care l-ai ales, contacteaza ceilalti candidati pe care i-ai intervievat fie prin telefon fie printr-o scrisoare. Acest lucru este important, nu numai ca gest de politete, ci pentru ca nu stii niciodata cand vei avea nevoie de candidatii respectivi. Este desigur posibil ca preferatul tau sa se razgandeasca si sa fi nevoit sa-l suni imediat pe al doilea candidat preferat. Chiar daca acest lucru nu se intampla poate mai tarziu vei avea un alt post disponibil care ar putea fi ocupat de unul dintre candidati. Nu-ti elimina sansele de a-i avea la indemana, omitand sa-i anunti in legatura cu decizia luata fata de postul respectiv.
Orientare
Nu exista nimic mai rau pentru un nou angajat decat sa soseasca la lucru in prima zi si nimeni sa nu stie cine este sau de ce e acolo. Ai grija sa fie cineva (daca nu tu insuti) disponibil sa-i arate angajatului firma, sa raspunda la intrebari, sa-l prezinte personalului, si sa-l ajute sa porneasca cu dreptul.
Desi programele de orientare formala sunt foarte bune, chiar si un program informal este mai bun decat nimic!