V-ați întrebat ce abilități ar trebui să aibă un profesionist în achiziții, un buyer în ziua de azi? Cu siguranță, această întrebare o pun atât specialiștii în resurse umane, cât și cei care doresc să îmbrățișeze această ocupație. Răspunsul poate fi simplu și, în același timp, complicat. Există în mod evident sarcini obișnuite, de zi cu zi pe care le efectuează bineînțeles și buyer-ul, sarcini care necesită abilități generale ca orice alt job. Dar sunt anumite competențe pe care o persoană angajată în poziția de buyer trebuie neapărat să le dețină pentru a putea face față cu succes unei activități atât de complexe și cu o responsabilitate, aș spune, uriașă.
Mai jos, am expus ceea ce eu cred că sunt competențele de nelipsit pentru un buyer ca acesta să poată lucra într-un departament de Procurement, Purchasing sau Achiziții modern, profesionist, care aduce valoare adăugată unei organizații de top:
1. Abilități generale mediului de business
Buyer-ul are nevoie de o înțelegere corectă a mediului de afaceri în care își desfășoară activitatea. Și anume: să știe cât de importantă este industria în care lucrează la momentul respectiv; care sunt industriile ce conduc economia, unde este poziționată printre acestea industria în care el lucrează; care sunt pozițiile industriilor la nivel mondial, ce sectoare sunt în creștere, care sunt în scădere, ce se întâmplă în China și Orientul Mijlociu și cum afectează acestea restul lumii?
Aceste cunoștințe nu ajută neapărat în a rezolva sarcini zilnice de achiziții, însă, cu toate acestea, asigură buyer-ului o privire de ansamblu a ceea ce se întâmplă pe diverse piețe economice și îi va ușura înțelegerea în ceea ce privește costurile, prețurile și îi va da o imagine de ansamblu despre cum să-și desfășoare activitatea sau, de exemplu, cum să-și construiască un TCO cu adevărat relevant.
2. Analiză
Este nevoie și de abilități analitice pentru ca un buyer profesionist să poată face analize specifice achizițiilor, dar și alte tipuri de analize esențiale pentru a folosi corect datele organizaționale.
Pentru că lumea se îndreaptă cu fascinație către "Big Data", buyer-ul trebuie să înțeleagă și să-și conducă activitatea într-un mod inteligent, bazându-se pe date. Ce cumpără, de unde, ce schimbări apar an de an, ce schimbări apar în decursul anului, care este diferența față de ultimii 5 ani, care sunt anomaliile, care ar putea fi trend-ul industriei, care va fi poziția organizației pentru care lucrează în următorii 5 ani? Răspunsul la toate aceste întrebări se construiește pe baza datelor pe care buyer-ul trebuia să știe să le culeagă, să le gestioneze și să le interpreteze, ca, mai apoi, să le folosească.
3. Negociere
Abilitățile de negociator sunt o parte foarte importantă, chiar o “armă” a profesioniștilor din domeniul achizițiilor.
Este important să știe cum își folosește constructiv emoțiile, cum să convingă clientul intern să facă un caiet de sarcini în timp util lansării unei licitații, să-l îndrume și să-l convingă cum poate mări sau micșora alocația bugetară pentru un anumit proiect. Tot la tehnici de negociere ar trebui să apeleze buyer-ul și atunci când încearcă să rupă prejudecățile / percepțiile pe care clienții interni le au deja despre anumiți furnizori. Și- nu-i așa?- tot buyer-ul este cel care trebuie să negocieze cu furnizorii în așa fel încât să îi convingă pe aceștia că relația cu ei va fi una lungă și fructuoasă, în așa fel încât ei să facă din organizație un client favorit de-ai ei.
4. Cercetare
Abilitățile de cercetare nu ar trebui să fie subestimate în ceea ce privește activitatea unui profesionist din achiziții. Fie că este nevoie de efectuarea selecției de furnizori sau de cercetarea de piață, abilitățile de a găsi, analiza, întreba și rezuma informațiile sunt într-adevăr cheia pentru construirea de proprii cunoștințe și reputația de buyer care contează cu adevărat.
5. Orientare către detalii
Pentru a te dezvolta ca profesionist în domeniul achizițiilor, nu trebuie să fii doar orientat spre detaliu; trebuie să poți observa cele mai mici detalii dintre detalii. Fiecare cent, fiecare infimă posibilitate de schimbare a materialului, a produsului, fiecare secundă care trece poate face diferența dintre un produs sau altul , ceea ce duce instant către un succes zdrobitor sau un dezastru total.
6. Gestionarea timpului
Abilitatea de a prioritiza și de a acorda atenție activităților care vor aduce companiei cele mai mari realizări este esențială pentru o activitate sănătoasă în achiziții. Abilitatea de a schimba prioritățile în funcție de necesitățile business-ului este deosebit de importantă pentru că nimic nu poate fi mai dăunător pentru succesul companiei decât un buyer care face lucrurile într-o anumită manieră pe principiul că "acestea s-au făcut întotdeauna așa."
7. Luarea deciziilor
Un buyer profesionist nu acționează niciodată pe baza impulsului de moment sau pe baza emoțiilor. Cei mai buni profesioniști în achiziții sunt pragmatici și își evaluează deciziile prin procese și nu pe baza întâmplărilor sau evenimentelor accidentale.
8. Flexibilitate și adaptabilitate
Orice ajustări ale designului produsului sau fluctuațiile de pe piețe pot avea un efect instantaneu în timpul operațiunilor. Cât de bine te joci cu aceste schimbări neașteptate va determina succesul departamentului tău și implicit va influența poziția companiei în piață.
9. Creativitatea și rezolvarea problemelor
Nu există o formulă perfectă sau o rețetă unică pentru a fi un buyer desăvârșit. Fiecare situație cu care acesta se întâlnește este unică; fiecare circumstanță va conține un amestec diferit de constrângeri, personalități umane și piețe economice. Abilitatea buyer-ului de a lua aceste ingrediente și de a le “amesteca” în cel mai sofisticat mod și de a le combina în cele mai fine proporții pentru a obține cel mai bun “preparat” strategic posibil se va baza pe cât de bine poate el să între în cartea de bucate creatoare a minții sale.
Concluzionând, aș spune că și în achiziții, ca în orice alt domeniu, nu poți face parte din elită dacă nu există și pasiune pentru ceea ce faci. Dar dacă, în interiorul vostru, focul pasiunii pentru achiziții arde cu flăcări mari și, în plus, adăugați unele dintre trăsăturile de mai sus, atunci, veți avea ceea ce este necesar pentru a fi acel buyer pe care oamenii îl caută ca un standard de aur în domeniul achizițiilor.
© Simona Stănescu
V-ați întrebat ce abilități ar trebui să aibă un profesionist în achiziții, un buyer în ziua de azi? Cu siguranță, această întrebare o pun atât specialiștii în resurse umane, cât și cei care doresc să îmbrățișeze această ocupație. Răspunsul poate fi simplu și, în același timp, complicat. Există în mod evident sarcini obișnuite, de zi cu zi pe care le efectuează bineînțeles și buyer-ul, sarcini care necesită abilități generale ca orice alt job. Dar sunt anumite competențe pe care o persoană angajată în poziția de buyer trebuie neapărat să le dețină pentru a putea face față cu succes unei activități atât de complexe și cu o responsabilitate, aș spune, uriașă.
Mai jos, am expus ceea ce eu cred că sunt competențele de nelipsit pentru un buyer ca acesta să poată lucra într-un departament de Procurement, Purchasing sau Achiziții modern, profesionist, care aduce valoare adăugată unei organizații de top:
1. Abilități generale mediului de business
Buyer-ul are nevoie de o înțelegere corectă a mediului de afaceri în care își desfășoară activitatea. Și anume: să știe cât de importantă este industria în care lucrează la momentul respectiv; care sunt industriile ce conduc economia, unde este poziționată printre acestea industria în care el lucrează; care sunt pozițiile industriilor la nivel mondial, ce sectoare sunt în creștere, care sunt în scădere, ce se întâmplă în China și Orientul Mijlociu și cum afectează acestea restul lumii?
Aceste cunoștințe nu ajută neapărat în a rezolva sarcini zilnice de achiziții, însă, cu toate acestea, asigură buyer-ului o privire de ansamblu a ceea ce se întâmplă pe diverse piețe economice și îi va ușura înțelegerea în ceea ce privește costurile, prețurile și îi va da o imagine de ansamblu despre cum să-și desfășoare activitatea sau, de exemplu, cum să-și construiască un TCO cu adevărat relevant.
2. Analiză
Este nevoie și de abilități analitice pentru ca un buyer profesionist să poată face analize specifice achizițiilor, dar și alte tipuri de analize esențiale pentru a folosi corect datele organizaționale.
Pentru că lumea se îndreaptă cu fascinație către "Big Data", buyer-ul trebuie să înțeleagă și să-și conducă activitatea într-un mod inteligent, bazându-se pe date. Ce cumpără, de unde, ce schimbări apar an de an, ce schimbări apar în decursul anului, care este diferența față de ultimii 5 ani, care sunt anomaliile, care ar putea fi trend-ul industriei, care va fi poziția organizației pentru care lucrează în următorii 5 ani? Răspunsul la toate aceste întrebări se construiește pe baza datelor pe care buyer-ul trebuia să știe să le culeagă, să le gestioneze și să le interpreteze, ca, mai apoi, să le folosească.
3. Negociere
Abilitățile de negociator sunt o parte foarte importantă, chiar o “armă” a profesioniștilor din domeniul achizițiilor.
Este important să știe cum își folosește constructiv emoțiile, cum să convingă clientul intern să facă un caiet de sarcini în timp util lansării unei licitații, să-l îndrume și să-l convingă cum poate mări sau micșora alocația bugetară pentru un anumit proiect. Tot la tehnici de negociere ar trebui să apeleze buyer-ul și atunci când încearcă să rupă prejudecățile / percepțiile pe care clienții interni le au deja despre anumiți furnizori. Și- nu-i așa?- tot buyer-ul este cel care trebuie să negocieze cu furnizorii în așa fel încât să îi convingă pe aceștia că relația cu ei va fi una lungă și fructuoasă, în așa fel încât ei să facă din organizație un client favorit de-ai ei.
4. Cercetare
Abilitățile de cercetare nu ar trebui să fie subestimate în ceea ce privește activitatea unui profesionist din achiziții. Fie că este nevoie de efectuarea selecției de furnizori sau de cercetarea de piață, abilitățile de a găsi, analiza, întreba și rezuma informațiile sunt într-adevăr cheia pentru construirea de proprii cunoștințe și reputația de buyer care contează cu adevărat.
5. Orientare către detalii
Pentru a te dezvolta ca profesionist în domeniul achizițiilor, nu trebuie să fii doar orientat spre detaliu; trebuie să poți observa cele mai mici detalii dintre detalii. Fiecare cent, fiecare infimă posibilitate de schimbare a materialului, a produsului, fiecare secundă care trece poate face diferența dintre un produs sau altul , ceea ce duce instant către un succes zdrobitor sau un dezastru total.
6. Gestionarea timpului
Abilitatea de a prioritiza și de a acorda atenție activităților care vor aduce companiei cele mai mari realizări este esențială pentru o activitate sănătoasă în achiziții. Abilitatea de a schimba prioritățile în funcție de necesitățile business-ului este deosebit de importantă pentru că nimic nu poate fi mai dăunător pentru succesul companiei decât un buyer care face lucrurile într-o anumită manieră pe principiul că "acestea s-au făcut întotdeauna așa."
7. Luarea deciziilor
Un buyer profesionist nu acționează niciodată pe baza impulsului de moment sau pe baza emoțiilor. Cei mai buni profesioniști în achiziții sunt pragmatici și își evaluează deciziile prin procese și nu pe baza întâmplărilor sau evenimentelor accidentale.
8. Flexibilitate și adaptabilitate
Orice ajustări ale designului produsului sau fluctuațiile de pe piețe pot avea un efect instantaneu în timpul operațiunilor. Cât de bine te joci cu aceste schimbări neașteptate va determina succesul departamentului tău și implicit va influența poziția companiei în piață.
9. Creativitatea și rezolvarea problemelor
Nu există o formulă perfectă sau o rețetă unică pentru a fi un buyer desăvârșit. Fiecare situație cu care acesta se întâlnește este unică; fiecare circumstanță va conține un amestec diferit de constrângeri, personalități umane și piețe economice. Abilitatea buyer-ului de a lua aceste ingrediente și de a le “amesteca” în cel mai sofisticat mod și de a le combina în cele mai fine proporții pentru a obține cel mai bun “preparat” strategic posibil se va baza pe cât de bine poate el să între în cartea de bucate creatoare a minții sale.
Concluzionând, aș spune că și în achiziții, ca în orice alt domeniu, nu poți face parte din elită dacă nu există și pasiune pentru ceea ce faci. Dar dacă, în interiorul vostru, focul pasiunii pentru achiziții arde cu flăcări mari și, în plus, adăugați unele dintre trăsăturile de mai sus, atunci, veți avea ceea ce este necesar pentru a fi acel buyer pe care oamenii îl caută ca un standard de aur în domeniul achizițiilor.
© Simona Stănescu