Офисная работа не обязательно должна быть сделана в офисе. В таких успешных компаниях, как Basecamp, Toptal, Zapier, InVision App все сотрудники работают удаленно. Популярность такого формата ведения бизнеса растет с каждым годом. Согласно недавнему отчетуIWG Global, в США более 57% технических сотрудников в настоящее время работают удаленно. Исследование также показало, что 50% работников во всем мире проводят половину рабочей недели за пределами офиса. Расширить бизнес благодаря гибким рабочим условиям удалось 85% опрошенных. ИТ-директор финтех-компании Cashwagon Антон Чан рассказал о том, как правильно управлять большой команды из айтишников, работающих на фрилансе, а также какие ИТ-решения помогают в этом.
Вопросы по эффективному управлению удаленными сотрудниками особенно актуальны для международных компаний, у которых команда может быть разбросана по разным уголкам земли. Сложнее всего управлять удаленными программистами, и чем их больше, тем тяжелее организовать их работу. Но делать это необходимо, ведь один баг может нарушить работу бизнеса по всему миру. Цифровизация поглотила все рынки: любой бюджет превращается в бюджет на ИТ, пишутаналитики компании Gartner. В сентябре издание Glassdoor исследовало самые востребованные профессии — 14 из 25 позиций рейтинга заняли ИТ-специалисты.
Разберем, как наладить работу с удаленными программистами, чтобы она была максимально эффективной и приносила компании успех.
Выберите правильного лидера
Руководить разработчиками должен человек, который сочетает в себе навыки профессионального программиста и талантливого управленца. На такую позицию лучше брать не менеджера, а ИТ-специалиста — тогда он будет пользоваться авторитетом у своих подчиненных. Технические навыки позволят ему отлично разбираться во всех процессах и вникать в задачи каждого разработчика. По мнениюэкспертов Harvard Business Review, умный лидер умеет правильно формулировать интересные и сложные для команды задачи и построить стратегию их решения. Такой человек видит сильные стороны сотрудников и знает, как их развивать; он тратит время на образование всей команды и обладает высоким эмоциональным интеллектом.
Хорошая идея — назначить ментора, который будет помогать новым удаленным сотрудникам начать свою работу без лишнего стресса. Наставник вдохновляет и воспитывает порученных ему учеников, делится с ними карьерным опытом, советами, знаниями и мотивацией. Это как профессиональный старший брат или сестра, который первое время будет помогать сотрудникам сориентироваться в начале пути. Есть даже специальные платформы, помогающие подобрать онлайн-ментора для своей команды, например, SCORE и Million Women Mentors. В качестве наставника может выступать и более опытный коллега.
Проведите декомпозицию задач
Дедлайны для удаленных сотрудников нужно ставить не дольше, чем на два-три дня. Используйте слайсинг, или декомпозицию: замените выполнение одного большого проекта решением серии задач поменьше и попроще. Этот способ поможет специалисту получать оперативный фидбэк еще в процессе работы, быстро тестировать гипотезы и лучше распределять время. Вы же будете в курсе продвижения проекта и сможете смягчать риски.
В среднем человек может удерживать в уме 3–5 элементов информации одновременно. Всё, что сверх, скорее всего, просто выпадет из головы. Если полагаться только на свою память, то придется останавливаться на каждом этапе выполнения задания и думать: что мне делать дальше? Без поэтапного разделения задачи велика вероятность сбиться с пути и пропустить какой-либо важный шаг.
Многие, вероятно, знакомы с чувством удовлетворения, которое получаешь, когда можно вычеркнуть что-то из списка дел. Но что происходит в организме, когда человек пишет «done» рядом с выполненным заданием — мозг выпускает дофамин, нейромедиатор, связанный с чувством удовольствия и мотивации.
Вот в чем дело: человеку нравится то, что он чувствует, поэтому сделайте всё возможное, чтобы повторить этот успех. Это то, что неврологи называютсамостоятельным обучением, и это главная причина, по которой разделение крупных проектов так полезно. Разбивая долгосрочные задания, сотрудник получает более частые награды (и прилив дофамина), что вдохновляет его продолжать делать шаги вперед.
Используйте Scrum
Изначально Agile, разновидностью которого является Scrum, возник именно в среде ИТ-специалистов. Каждый разработчик должен нести персональную ответственность за свою задачу, в то время как лидер команды оценивает результаты и контролирует единое понимание проектов. Эффективность измеряется временем, за которое задача перешла из списка «To do» в список «Done». Чем меньше прошло времени, тем лучше. Если задача заняла слишком много времени, — значит, лидеру необходимо реагировать и оптимизировать процессы. Scrum воспитывает самостоятельность: у каждого в команде своя роль и свой пул работы.
Scrum-технологиям можно обучиться. По статистике Scrum Alliance, уже более 725 тыс. человек по всему миру стали сертифицированными специалистами по Scrum.
Проводите ежедневные стендапы
Know your team в ходе своего исследования спросила у 1 745 сотрудников из 702 компаний: «Есть ли что-то, чего вы не знаете о компании, но, по вашему мнению, вы должны знать?» 55% опрошенных дали положительный ответ на данный вопрос.
Обмен информацией оказывает сильное влияние на производительность команды. Именно поэтому в гибкую методологию Agile входят короткие утренние совещания по 15–20 минут. На них руководитель обсуждает с командой, что уже сделано, что планируется сделать, с какими проблемами столкнулись и как их разрешили. Важное отличие таких митингов от обычных — повестка готовится заранее, время строго ограничено, поэтому встречи проходят максимально продуктивно и не занимают лишнего времени, действительно влияя на ход процессов в компании.
Один раз в неделю, желательно по пятницам, проводите более продолжительные встречи для подведения итогов недели и планирования следующей.
С программистами лучше быть на связи постоянно: связывайтесь в Zoom или Slack для обсуждения операционных вопросов, отслеживайте задачи каждого в Jira, оценивайте задачи в poker-планерах. Уже 135 711 компаний со всего мира используют Slack, Zoom сегодня предпочитает 29 058 организаций.
Правильные инструменты для коммуникации
Для организаций с несколькими офисами или со штатом удаленных сотрудников современные программные обеспечения будут гарантом того, что все работники вовлечены в процессы компании.
Облегчить труд помогут следующие ПО:
Wunderlist — умный планировщик, позволяющий не только создавать списки дел на день, но и делиться ими со своей командой.
Skitch — инструмент, благодаря которому можно делать заметки в любом документе: будь то фотография, карта, текстовый или PDF-документ. Удобен для получения обратной связи по разработанному веб-сайту или оптимизации его конверсии.
WorldTimeBuddy — незаменимый друг для быстрого выяснения вопросов, например, «Клиент А хочет позвонить мне в три часа дня по Флориде, сколько будет времени в Гонконге, где я сейчас нахожусь?»
Kickidler — система контроля сотрудников и учета рабочего времени. Показывает экраны компьютеров всех сотрудников компании в режиме реального времени, записывает видео действий. Позволяет анализировать эффективность использования времени для выполнения той или иной задачи.
Замеряйте статистику результатов
Разработчикам довольно сложно поставить четкие KPI, и многие предприниматели не знают, как правильно подойти к оценке их работы. Здесь важен индивидуальный подход, поэтому важно говорить с самими сотрудниками. Например, мы разработали облачную систему, которая дает доступ к статистике активности каждого сотрудника, что позволяет понимать, чем занимается разработчик и в каком состоянии он находится. Мы смотрим статистику и видим, чем конкретно программист занимается: пишет новый код, занимается рефакторингом, что-то меняет или застрял на задаче. Механизм прозрачен и позволяет оценить работу и ее отсутствие для каждого, проанализировав, в правильном ли направлении двигается сотрудник, какие сложности он испытывает в работе. Мы планируем полностью автоматизировать эти процессы, обучив систему самостоятельно анализировать статистику с помощью Data Science.
Некоторые компании используют Scrum-метод Focus Factor. Он показывает, сколько задача должна была занять времени в идеале и сколько вышло в итоге. Но есть риски, что программисты будут сознательно завышать оценки по времени, сводя к минимуму свои собственные риски. Еще один популярный Scrum-метод — Velocity. Позволяет предсказать, сколько задач команда сможет выполнить за определенный промежуток времени в зависимости от того, сколько она выполнила в предыдущем. Но Velocity не может быть точным критерием, ведь у команды уже появился опыт того, как именно решать конкретные задачи. Метрика может просто не сработать повторно.
Будьте готовы работать с сотрудниками из разных часовых поясов
Конечно, удобно работать с теми, у кого день начинается примерно тогда же, что и у вас. Иначе CEO приходится ранним утром начинать работу с одними, днем — с другими, поздно вечером — с третьими. Такой режим губителен и для человека, и для его бизнеса, ведь качественная работа требует качественного отдыха.
Особенно важно быть в соседних часовых поясах с разработчиками: если в программе произойдет какая-то ошибка, вы быстро свяжетесь со своим специалистом и оперативно скоординируете нужные процессы. Например, наш головной офис находится в Сингапуре. Разработчики живут в Тайланде, на Бали и в некоторых регионах России и слаженно работают.
Но нередки случаи, когда талантливые сотрудники живут на другом конце Земли. Тогда разницу во времени надо постараться сделать своим преимуществом. Если вы тщательно спланируете и распределите нагрузку, то ваша компания будет работать 24 часа в сутки. Например, у вас есть команда, пишущая фрагмент программного кода в течение дня в одной стране. Другая команда, находящаяся в отличной часовой зоне, тестирует этот код вечером. А если у вас клиенты по всему миру, то вы сможете предлагать реальные услуги поддержки в каждом часовом поясе.
Такое приложение, как EveryTimeZone, поможет управлять сотрудниками из разных стран и составлять удобные графики работы.
Поддерживайте всех членов команды
Исследование, проведенное The Leadership Factor (TLF), показало, что более половины (55%) опрошенных фрилансеров страдают от депрессии из-за своей работы. Среди офисных сотрудников только 30% ответили так же. За причинами не надо далеко идти: почти две трети (64%) фрилансеров говорят, что этот формат работы заставляет их ежедневно чувствовать себя одинокими, и 62% подтверждают, что они испытывают стресс из-за работы. В офисе данные варианты выбрало 29% и 55% коллег соответственно.
Поэтому важно организовывать личные встречи для своих сотрудников. Это поможет им лучше узнать друг друга, построить крепкие отношения и избавиться от чувства изоляции. Если лично встретиться у коллег не получается, то на помощь придут видеоконференции или хотя бы аудиосообщения. Также убедитесь в том, что ваши сотрудники берут отпускные дни, потому что с появлением удаленной работы им может казаться, что в этом нет необходимости, ведь они и так дома с семьей. Вы также можете побуждать членов вашей команды делиться в отдельном чате личными новостями, забавными мемами или статьями, помимо обсуждений рабочих задач.
Даже если сотрудники находятся за тысячи километров, не стесняйтесь говорить им «Так держать» за хорошо выполненную работу. Пошлите им маленькие подарки, чтобы повысить их моральный дух. Обнадеживающие слова могут оказать мощное влияние на самооценку сотрудников и побудят работать усерднее в будущем. Основная цель — показать, что вы искренне заботитесь и цените их усилия, несмотря на то, что находитесь далеко.
Предоставляйте долгосрочные командировки
На месяц отправьте сотрудника поработать в офисе вашей компании в другой стране. Для него это будет уникальной возможностью вживую пообщаться с коллективом, обменяться опытом и проникнуться новой атмосферой.
По данным исследования, проведенного в Университете Восточного Лондона, 61% сотрудников, совмещавших рабочие поездки с путешествиями, по возвращении домой чувствуют значительный рост продуктивности.
Более того, почти 40% работников-миллениалов не соглашаются на работу без командировок, а 30% сотрудников готовы на более низкую заработную плату в обмен на большее количество поездок.
Россия входит в топ-15 стран по расходам на командировки. При этом в Global Business Travel Association подсчитали, что к 2021 году эти траты составят рекордные $23,5 млрд.
Многие предприниматели ограничивают общение с удаленными сотрудниками до формата «задача-результат». Однако чем больше вы вкладываете в собственную команду, в какой бы точке мира ни был работник, тем быстрее и качественнее будет расти ваш бизнес.
Офисная работа не обязательно должна быть сделана в офисе. В таких успешных компаниях, как Basecamp, Toptal, Zapier, InVision App все сотрудники работают удаленно. Популярность такого формата ведения бизнеса растет с каждым годом. Согласно недавнему отчетуIWG Global, в США более 57% технических сотрудников в настоящее время работают удаленно. Исследование также показало, что 50% работников во всем мире проводят половину рабочей недели за пределами офиса. Расширить бизнес благодаря гибким рабочим условиям удалось 85% опрошенных. ИТ-директор финтех-компании Cashwagon Антон Чан рассказал о том, как правильно управлять большой команды из айтишников, работающих на фрилансе, а также какие ИТ-решения помогают в этом.
Вопросы по эффективному управлению удаленными сотрудниками особенно актуальны для международных компаний, у которых команда может быть разбросана по разным уголкам земли. Сложнее всего управлять удаленными программистами, и чем их больше, тем тяжелее организовать их работу. Но делать это необходимо, ведь один баг может нарушить работу бизнеса по всему миру. Цифровизация поглотила все рынки: любой бюджет превращается в бюджет на ИТ, пишутаналитики компании Gartner. В сентябре издание Glassdoor исследовало самые востребованные профессии — 14 из 25 позиций рейтинга заняли ИТ-специалисты.
Разберем, как наладить работу с удаленными программистами, чтобы она была максимально эффективной и приносила компании успех.
Выберите правильного лидера
Руководить разработчиками должен человек, который сочетает в себе навыки профессионального программиста и талантливого управленца. На такую позицию лучше брать не менеджера, а ИТ-специалиста — тогда он будет пользоваться авторитетом у своих подчиненных. Технические навыки позволят ему отлично разбираться во всех процессах и вникать в задачи каждого разработчика. По мнениюэкспертов Harvard Business Review, умный лидер умеет правильно формулировать интересные и сложные для команды задачи и построить стратегию их решения. Такой человек видит сильные стороны сотрудников и знает, как их развивать; он тратит время на образование всей команды и обладает высоким эмоциональным интеллектом.
Хорошая идея — назначить ментора, который будет помогать новым удаленным сотрудникам начать свою работу без лишнего стресса. Наставник вдохновляет и воспитывает порученных ему учеников, делится с ними карьерным опытом, советами, знаниями и мотивацией. Это как профессиональный старший брат или сестра, который первое время будет помогать сотрудникам сориентироваться в начале пути. Есть даже специальные платформы, помогающие подобрать онлайн-ментора для своей команды, например, SCORE и Million Women Mentors. В качестве наставника может выступать и более опытный коллега.
Проведите декомпозицию задач
Дедлайны для удаленных сотрудников нужно ставить не дольше, чем на два-три дня. Используйте слайсинг, или декомпозицию: замените выполнение одного большого проекта решением серии задач поменьше и попроще. Этот способ поможет специалисту получать оперативный фидбэк еще в процессе работы, быстро тестировать гипотезы и лучше распределять время. Вы же будете в курсе продвижения проекта и сможете смягчать риски.
В среднем человек может удерживать в уме 3–5 элементов информации одновременно. Всё, что сверх, скорее всего, просто выпадет из головы. Если полагаться только на свою память, то придется останавливаться на каждом этапе выполнения задания и думать: что мне делать дальше? Без поэтапного разделения задачи велика вероятность сбиться с пути и пропустить какой-либо важный шаг.
Многие, вероятно, знакомы с чувством удовлетворения, которое получаешь, когда можно вычеркнуть что-то из списка дел. Но что происходит в организме, когда человек пишет «done» рядом с выполненным заданием — мозг выпускает дофамин, нейромедиатор, связанный с чувством удовольствия и мотивации.
Вот в чем дело: человеку нравится то, что он чувствует, поэтому сделайте всё возможное, чтобы повторить этот успех. Это то, что неврологи называютсамостоятельным обучением, и это главная причина, по которой разделение крупных проектов так полезно. Разбивая долгосрочные задания, сотрудник получает более частые награды (и прилив дофамина), что вдохновляет его продолжать делать шаги вперед.
Используйте Scrum
Изначально Agile, разновидностью которого является Scrum, возник именно в среде ИТ-специалистов. Каждый разработчик должен нести персональную ответственность за свою задачу, в то время как лидер команды оценивает результаты и контролирует единое понимание проектов. Эффективность измеряется временем, за которое задача перешла из списка «To do» в список «Done». Чем меньше прошло времени, тем лучше. Если задача заняла слишком много времени, — значит, лидеру необходимо реагировать и оптимизировать процессы. Scrum воспитывает самостоятельность: у каждого в команде своя роль и свой пул работы.
Scrum-технологиям можно обучиться. По статистике Scrum Alliance, уже более 725 тыс. человек по всему миру стали сертифицированными специалистами по Scrum.
Проводите ежедневные стендапы
Know your team в ходе своего исследования спросила у 1 745 сотрудников из 702 компаний: «Есть ли что-то, чего вы не знаете о компании, но, по вашему мнению, вы должны знать?» 55% опрошенных дали положительный ответ на данный вопрос.
Обмен информацией оказывает сильное влияние на производительность команды. Именно поэтому в гибкую методологию Agile входят короткие утренние совещания по 15–20 минут. На них руководитель обсуждает с командой, что уже сделано, что планируется сделать, с какими проблемами столкнулись и как их разрешили. Важное отличие таких митингов от обычных — повестка готовится заранее, время строго ограничено, поэтому встречи проходят максимально продуктивно и не занимают лишнего времени, действительно влияя на ход процессов в компании.
Один раз в неделю, желательно по пятницам, проводите более продолжительные встречи для подведения итогов недели и планирования следующей.
С программистами лучше быть на связи постоянно: связывайтесь в Zoom или Slack для обсуждения операционных вопросов, отслеживайте задачи каждого в Jira, оценивайте задачи в poker-планерах. Уже 135 711 компаний со всего мира используют Slack, Zoom сегодня предпочитает 29 058 организаций.
Правильные инструменты для коммуникации
Для организаций с несколькими офисами или со штатом удаленных сотрудников современные программные обеспечения будут гарантом того, что все работники вовлечены в процессы компании.
Облегчить труд помогут следующие ПО:
Wunderlist — умный планировщик, позволяющий не только создавать списки дел на день, но и делиться ими со своей командой.
Skitch — инструмент, благодаря которому можно делать заметки в любом документе: будь то фотография, карта, текстовый или PDF-документ. Удобен для получения обратной связи по разработанному веб-сайту или оптимизации его конверсии.
WorldTimeBuddy — незаменимый друг для быстрого выяснения вопросов, например, «Клиент А хочет позвонить мне в три часа дня по Флориде, сколько будет времени в Гонконге, где я сейчас нахожусь?»
Kickidler — система контроля сотрудников и учета рабочего времени. Показывает экраны компьютеров всех сотрудников компании в режиме реального времени, записывает видео действий. Позволяет анализировать эффективность использования времени для выполнения той или иной задачи.
Замеряйте статистику результатов
Разработчикам довольно сложно поставить четкие KPI, и многие предприниматели не знают, как правильно подойти к оценке их работы. Здесь важен индивидуальный подход, поэтому важно говорить с самими сотрудниками. Например, мы разработали облачную систему, которая дает доступ к статистике активности каждого сотрудника, что позволяет понимать, чем занимается разработчик и в каком состоянии он находится. Мы смотрим статистику и видим, чем конкретно программист занимается: пишет новый код, занимается рефакторингом, что-то меняет или застрял на задаче. Механизм прозрачен и позволяет оценить работу и ее отсутствие для каждого, проанализировав, в правильном ли направлении двигается сотрудник, какие сложности он испытывает в работе. Мы планируем полностью автоматизировать эти процессы, обучив систему самостоятельно анализировать статистику с помощью Data Science.
Некоторые компании используют Scrum-метод Focus Factor. Он показывает, сколько задача должна была занять времени в идеале и сколько вышло в итоге. Но есть риски, что программисты будут сознательно завышать оценки по времени, сводя к минимуму свои собственные риски. Еще один популярный Scrum-метод — Velocity. Позволяет предсказать, сколько задач команда сможет выполнить за определенный промежуток времени в зависимости от того, сколько она выполнила в предыдущем. Но Velocity не может быть точным критерием, ведь у команды уже появился опыт того, как именно решать конкретные задачи. Метрика может просто не сработать повторно.
Будьте готовы работать с сотрудниками из разных часовых поясов
Конечно, удобно работать с теми, у кого день начинается примерно тогда же, что и у вас. Иначе CEO приходится ранним утром начинать работу с одними, днем — с другими, поздно вечером — с третьими. Такой режим губителен и для человека, и для его бизнеса, ведь качественная работа требует качественного отдыха.
Особенно важно быть в соседних часовых поясах с разработчиками: если в программе произойдет какая-то ошибка, вы быстро свяжетесь со своим специалистом и оперативно скоординируете нужные процессы. Например, наш головной офис находится в Сингапуре. Разработчики живут в Тайланде, на Бали и в некоторых регионах России и слаженно работают.
Но нередки случаи, когда талантливые сотрудники живут на другом конце Земли. Тогда разницу во времени надо постараться сделать своим преимуществом. Если вы тщательно спланируете и распределите нагрузку, то ваша компания будет работать 24 часа в сутки. Например, у вас есть команда, пишущая фрагмент программного кода в течение дня в одной стране. Другая команда, находящаяся в отличной часовой зоне, тестирует этот код вечером. А если у вас клиенты по всему миру, то вы сможете предлагать реальные услуги поддержки в каждом часовом поясе.
Такое приложение, как EveryTimeZone, поможет управлять сотрудниками из разных стран и составлять удобные графики работы.
Поддерживайте всех членов команды
Исследование, проведенное The Leadership Factor (TLF), показало, что более половины (55%) опрошенных фрилансеров страдают от депрессии из-за своей работы. Среди офисных сотрудников только 30% ответили так же. За причинами не надо далеко идти: почти две трети (64%) фрилансеров говорят, что этот формат работы заставляет их ежедневно чувствовать себя одинокими, и 62% подтверждают, что они испытывают стресс из-за работы. В офисе данные варианты выбрало 29% и 55% коллег соответственно.
Поэтому важно организовывать личные встречи для своих сотрудников. Это поможет им лучше узнать друг друга, построить крепкие отношения и избавиться от чувства изоляции. Если лично встретиться у коллег не получается, то на помощь придут видеоконференции или хотя бы аудиосообщения. Также убедитесь в том, что ваши сотрудники берут отпускные дни, потому что с появлением удаленной работы им может казаться, что в этом нет необходимости, ведь они и так дома с семьей. Вы также можете побуждать членов вашей команды делиться в отдельном чате личными новостями, забавными мемами или статьями, помимо обсуждений рабочих задач.
Даже если сотрудники находятся за тысячи километров, не стесняйтесь говорить им «Так держать» за хорошо выполненную работу. Пошлите им маленькие подарки, чтобы повысить их моральный дух. Обнадеживающие слова могут оказать мощное влияние на самооценку сотрудников и побудят работать усерднее в будущем. Основная цель — показать, что вы искренне заботитесь и цените их усилия, несмотря на то, что находитесь далеко.
Предоставляйте долгосрочные командировки
На месяц отправьте сотрудника поработать в офисе вашей компании в другой стране. Для него это будет уникальной возможностью вживую пообщаться с коллективом, обменяться опытом и проникнуться новой атмосферой.
По данным исследования, проведенного в Университете Восточного Лондона, 61% сотрудников, совмещавших рабочие поездки с путешествиями, по возвращении домой чувствуют значительный рост продуктивности.
Более того, почти 40% работников-миллениалов не соглашаются на работу без командировок, а 30% сотрудников готовы на более низкую заработную плату в обмен на большее количество поездок.
Россия входит в топ-15 стран по расходам на командировки. При этом в Global Business Travel Association подсчитали, что к 2021 году эти траты составят рекордные $23,5 млрд.
Многие предприниматели ограничивают общение с удаленными сотрудниками до формата «задача-результат». Однако чем больше вы вкладываете в собственную команду, в какой бы точке мира ни был работник, тем быстрее и качественнее будет расти ваш бизнес.