Последние двадцать лет нас учили, что деловая переписка — это бесконечные реверансы, бессмысленные формы вежливости и вымученные шаблоны. Но авторы книги «Новые правила переписки» Максим Ильяхов и Людмила Сарычева предлагают менять культуру делового письма и выдвигают два новых правила: уважение к адресату и забота о его интересах. Письма, составленные по таким правилам, располагают к вам людей и помогают находить общий язык. Forbes публикует главу из книги, которая выходит в начале сентября в издательстве «Альпина Паблишер», о том, как правильно отвечать на вакансии.
Человек сделал публичный запрос — например, опубликовал вакансию. Первое, что мы должны сделать, — выделить из его запроса, какую информацию от нас он хочет получить и в какой форме. И предоставить ему ровно эту информацию, ровно в этой форме, еще и желательно ровно в этом порядке. Пока что ни шагу в сторону.
В вакансии на предыдущей странице четко по пунктам изложены запросы:
Понимание любительской радиоэлектроники, робототехники Базовые знания JavaScript
Опыт работы с Arduino и Raspberry Pi
Возраст от 18 лет. Высшее техническое или педагогическое образование.
Чтобы ответить на эти запросы, нужно для начала четко перечислить, в чем мы соответствуем и не соответствуем этим пунктам. Всё. Ничего выдумывать не надо:
Меня зовут Иван, мне 23 года. Я учусь на инженера в МГТУ им. Баумана, увлекаюсь роботами и радиоэлектроникой.
Программирую на JavaScript и других языках. Есть опыт работы со всеми любительскими контроллерами, в том числе Arduino и Raspberry Pi.
Дальше в текст нужно добавить, на какую вакансию мы откликаемся, почему хотим там работать и пару слов о себе, — например, что нам интересно работать с детьми, мы преподавали там-то и там-то. Можно добавить, что мы учимся недалеко от детского центра и нам легко совмещать работу с учебой. Но для начала — просто по пунктам, четко и внимательно ответить на запрос. Ровно так, как нас просили в вакансии.
Это кажется очевидным, но есть нюанс. Иногда вакансия настолько интересная, что человек начинает немного сходить с ума: его переполняет восторг, волнение, он начинает ходить кругами по комнате и выдумывать, как бы поинтереснее ответить на вакансию, чтобы уж точно... И вот именно в таком состоянии рождаются самые неудачные отклики.
Например, начинающий музыкант решил отправить свою демозапись в музыкальную компанию — лейбл. Если компания возьмет его музыку, ее издадут и музыкант сможет заработать. И вот он записал три песни и готовится отправить их на лейбл. Сейчас он уверен, что от этого письма зависит вся его карьера.
Лейбл на своем сайте просил: присылайте ссылки на песни, не прикладывайте песни к самому письму, не более трех ссылок на три лучшие песни, пишите коротко и по делу. Оставьте способ связаться с вами. Что делает музыкант?
Он начинает письмо с признания в любви лейблу и его основателю; рассказывает, какой этот лейбл легендарный и какой честью для него будет тут издаться, на это уходит пять абзацев; прикладывает 9 ссылок, по три на каждую песню, но на разных сервисах для верности, вдруг одна из ссылок не откроется; пишет длинное подробное жизнеописание, но забывает указать номер телефона.
Музыкант переволновался и сделал всё ровно не так, как его просили. Теперь человеку на лейбле, который отслушивает записи, будет в десять раз труднее, и он, скорее всего, это письмо просто выбросит.
Справедливости ради, на крупные лейблы присылают по пятьсот демозаписей в день. Письма эти просто выбрасывают не открывая. Но это уже проблема другого порядка.
Трудно переоценить важность этого принципа, особенно когда люди четко структурировали свой запрос и попросили нас следовать этой структуре.
Пример из нашей практики. Когда готовится эта книга, мы оба работаем главредами в интернет-журналах. В журналы можно прийти с собственной задумкой или даже готовой статьей: ее опубликуют, а автор получит гонорар. Для многих это способ заработка.
На сайтах наших журналов написано: «Чтобы опубликоваться у нас, заполните заявку». Заявка — это такая анкета, в которой пишут тему, идею статьи, какие проблемы читателя она решает, чем будет проиллюстрирована, кто автор, какой у него опыт и т. д. По этой анкете мы оцениваем, насколько тема будет перспективной, стоит ли ее брать в работу и вкладывать деньги.
На десять авторов семеро делают всё правильно: заполняют заявки, отправляют нам, мы эти заявки обсуждаем и пускаем в работу. Но человека три стабильно делают что-то не так:
- присылают сразу готовую статью в виде вордовского документа (а мы работаем в «Гугл-документах»);
- присылают заявки по собственной форме;
- приходят со ссылками на свои блоги и предлагают перепечатать их статьи; иногда просто кидают ссылку на блог — разбирайтесь, мол, сами;
- скидывают письма с полным текстом статей и требуют гонорар.
И всем этим людям приходится объяснять: родненькие, ну мы же не просто так придумали, что нужно заполнить анкету. Мы так работаем. У нас так отлажен процесс, что мы можем рассмотреть вашу статью только после заполнения заявки. Пожалуйста, сделайте, как мы вас просим, без креатива. Нам будет в тысячу раз проще с вами работать.
Представьте, что ваш адресат получает сотню сообщений в день, похожих на ваше. Он отладил процесс так, чтобы успевать их обрабатывать: задал некую структуру, прописал шаблоны. Благодаря шаблонам он быстро раскидывает письма и принимает решения. Но примерно каждое десятое письмо ломает шаблон. Будет ли ему приятно возиться с этим нестандартным письмом?
Представьте кастинг-директора телепрограммы. Он набирает детей 6–8 лет в массовку. Он просил присылать фотографии детей до 9 лет. И в каждом пятом письме у него ребенок 13 лет и старше — «Вдруг вам понадобятся детишки постарше, вот у нас есть такой замечательный мальчик». И в каждом десятом письме — слезливый рассказ о том, как хочется попасть на телевидение, и ни одной фотографии ребенка. Как же это раздражает!
Представьте сотрудника издательства, который отбирает рукописи. На сайте сказано: присылайте фрагмент рукописи в виде вордовского документа, а в письме дайте краткое описание — о чем книга, для кого, почему ее захотят купить. И вот он разбирает двести писем с рукописями, и в каждом пятом нет краткого описания, а в каждом десятом текст рукописи вставлен прямо в письмо. Как же это раздражает!
Представьте кадровика, который ищет программиста 1С с личным автомобилем, чтобы тот мог ездить по клиентам и на месте исправлять ошибки в бухгалтерских программах. И каждый третий программист у него без личного автомобиля, а каждый восьмой не умеет программировать 1С, а каждый десятый вообще не указывает в письме ни автомобили, ни языки программирования. Как раздражает!
Чтобы не раздражать получателя, достаточно соблюдать простое правило: отвечать по пунктам.
Обратная сторона волнения — чрезмерная холодность. Это когда автор письма не хочет показаться слишком нуждающимся, поэтому включает напускную надменность. Получается, что он как будто бы хочет с нами работать, но вроде ему не очень-то и надо. Например, так (ниже выдержки из писем, которые мы сами получали от кандидатов на вакансии):
- Случайно наткнулся на вашу вакансию в интернете.
- Наткнулся в интернете на ваш блог. Что ж, занятно, иногда встречаются интересные мысли. Увидел, что вы ищете авторов...
- Набрел на ваш сайт, в целом интересно. Можно попробовать с вами поработать.
- Я никогда не был фанатом вашего сайта, но, раз вы предлагаете, могу прислать текст на пробу.
- Безусловно, ваше предложение интересное, хотя и не без своих недостатков.
- Готов попробовать работать с вами, несмотря на репутацию вашего основателя Олега Тинькова.
- Могу уделить вам часть своего времени за достойную компенсацию, если посчитаете это целесообразным.
Мы толстокожие, но другие люди могут почувствовать себя некомфортно от таких заходов. Автор письма всеми силами подчеркивает, что мы ему не особенно интересны. И еще добавляет, что и сайтик у нас не очень, и основатель так себе, и блог не сказать что хороший... Впечатлительные люди не оценят эту холодность.
Кажется, что лучше наоборот: благодарить, выражать признательность, делать искренние комплименты и показывать, что автор письма настроен дружелюбно. Разумеется, при этом важно не переходить границы: не оценивать человека, а говорить о его работе; и даже не оценивать работу, а, скорее, говорить о собственных ощущениях.
Последние двадцать лет нас учили, что деловая переписка — это бесконечные реверансы, бессмысленные формы вежливости и вымученные шаблоны. Но авторы книги «Новые правила переписки» Максим Ильяхов и Людмила Сарычева предлагают менять культуру делового письма и выдвигают два новых правила: уважение к адресату и забота о его интересах. Письма, составленные по таким правилам, располагают к вам людей и помогают находить общий язык. Forbes публикует главу из книги, которая выходит в начале сентября в издательстве «Альпина Паблишер», о том, как правильно отвечать на вакансии.
Человек сделал публичный запрос — например, опубликовал вакансию. Первое, что мы должны сделать, — выделить из его запроса, какую информацию от нас он хочет получить и в какой форме. И предоставить ему ровно эту информацию, ровно в этой форме, еще и желательно ровно в этом порядке. Пока что ни шагу в сторону.
В вакансии на предыдущей странице четко по пунктам изложены запросы:
Понимание любительской радиоэлектроники, робототехники Базовые знания JavaScript Опыт работы с Arduino и Raspberry Pi Возраст от 18 лет. Высшее техническое или педагогическое образование.
Чтобы ответить на эти запросы, нужно для начала четко перечислить, в чем мы соответствуем и не соответствуем этим пунктам. Всё. Ничего выдумывать не надо:
Меня зовут Иван, мне 23 года. Я учусь на инженера в МГТУ им. Баумана, увлекаюсь роботами и радиоэлектроникой.
Программирую на JavaScript и других языках. Есть опыт работы со всеми любительскими контроллерами, в том числе Arduino и Raspberry Pi.
Дальше в текст нужно добавить, на какую вакансию мы откликаемся, почему хотим там работать и пару слов о себе, — например, что нам интересно работать с детьми, мы преподавали там-то и там-то. Можно добавить, что мы учимся недалеко от детского центра и нам легко совмещать работу с учебой. Но для начала — просто по пунктам, четко и внимательно ответить на запрос. Ровно так, как нас просили в вакансии.
Это кажется очевидным, но есть нюанс. Иногда вакансия настолько интересная, что человек начинает немного сходить с ума: его переполняет восторг, волнение, он начинает ходить кругами по комнате и выдумывать, как бы поинтереснее ответить на вакансию, чтобы уж точно... И вот именно в таком состоянии рождаются самые неудачные отклики.
Например, начинающий музыкант решил отправить свою демозапись в музыкальную компанию — лейбл. Если компания возьмет его музыку, ее издадут и музыкант сможет заработать. И вот он записал три песни и готовится отправить их на лейбл. Сейчас он уверен, что от этого письма зависит вся его карьера.
Лейбл на своем сайте просил: присылайте ссылки на песни, не прикладывайте песни к самому письму, не более трех ссылок на три лучшие песни, пишите коротко и по делу. Оставьте способ связаться с вами. Что делает музыкант?
Он начинает письмо с признания в любви лейблу и его основателю; рассказывает, какой этот лейбл легендарный и какой честью для него будет тут издаться, на это уходит пять абзацев; прикладывает 9 ссылок, по три на каждую песню, но на разных сервисах для верности, вдруг одна из ссылок не откроется; пишет длинное подробное жизнеописание, но забывает указать номер телефона.
Музыкант переволновался и сделал всё ровно не так, как его просили. Теперь человеку на лейбле, который отслушивает записи, будет в десять раз труднее, и он, скорее всего, это письмо просто выбросит.
Справедливости ради, на крупные лейблы присылают по пятьсот демозаписей в день. Письма эти просто выбрасывают не открывая. Но это уже проблема другого порядка.
Трудно переоценить важность этого принципа, особенно когда люди четко структурировали свой запрос и попросили нас следовать этой структуре.
Пример из нашей практики. Когда готовится эта книга, мы оба работаем главредами в интернет-журналах. В журналы можно прийти с собственной задумкой или даже готовой статьей: ее опубликуют, а автор получит гонорар. Для многих это способ заработка.
На сайтах наших журналов написано: «Чтобы опубликоваться у нас, заполните заявку». Заявка — это такая анкета, в которой пишут тему, идею статьи, какие проблемы читателя она решает, чем будет проиллюстрирована, кто автор, какой у него опыт и т. д. По этой анкете мы оцениваем, насколько тема будет перспективной, стоит ли ее брать в работу и вкладывать деньги.
На десять авторов семеро делают всё правильно: заполняют заявки, отправляют нам, мы эти заявки обсуждаем и пускаем в работу. Но человека три стабильно делают что-то не так:
И всем этим людям приходится объяснять: родненькие, ну мы же не просто так придумали, что нужно заполнить анкету. Мы так работаем. У нас так отлажен процесс, что мы можем рассмотреть вашу статью только после заполнения заявки. Пожалуйста, сделайте, как мы вас просим, без креатива. Нам будет в тысячу раз проще с вами работать.
Представьте, что ваш адресат получает сотню сообщений в день, похожих на ваше. Он отладил процесс так, чтобы успевать их обрабатывать: задал некую структуру, прописал шаблоны. Благодаря шаблонам он быстро раскидывает письма и принимает решения. Но примерно каждое десятое письмо ломает шаблон. Будет ли ему приятно возиться с этим нестандартным письмом?
Представьте кастинг-директора телепрограммы. Он набирает детей 6–8 лет в массовку. Он просил присылать фотографии детей до 9 лет. И в каждом пятом письме у него ребенок 13 лет и старше — «Вдруг вам понадобятся детишки постарше, вот у нас есть такой замечательный мальчик». И в каждом десятом письме — слезливый рассказ о том, как хочется попасть на телевидение, и ни одной фотографии ребенка. Как же это раздражает!
Представьте сотрудника издательства, который отбирает рукописи. На сайте сказано: присылайте фрагмент рукописи в виде вордовского документа, а в письме дайте краткое описание — о чем книга, для кого, почему ее захотят купить. И вот он разбирает двести писем с рукописями, и в каждом пятом нет краткого описания, а в каждом десятом текст рукописи вставлен прямо в письмо. Как же это раздражает!
Представьте кадровика, который ищет программиста 1С с личным автомобилем, чтобы тот мог ездить по клиентам и на месте исправлять ошибки в бухгалтерских программах. И каждый третий программист у него без личного автомобиля, а каждый восьмой не умеет программировать 1С, а каждый десятый вообще не указывает в письме ни автомобили, ни языки программирования. Как раздражает!
Чтобы не раздражать получателя, достаточно соблюдать простое правило: отвечать по пунктам.
Обратная сторона волнения — чрезмерная холодность. Это когда автор письма не хочет показаться слишком нуждающимся, поэтому включает напускную надменность. Получается, что он как будто бы хочет с нами работать, но вроде ему не очень-то и надо. Например, так (ниже выдержки из писем, которые мы сами получали от кандидатов на вакансии):
Мы толстокожие, но другие люди могут почувствовать себя некомфортно от таких заходов. Автор письма всеми силами подчеркивает, что мы ему не особенно интересны. И еще добавляет, что и сайтик у нас не очень, и основатель так себе, и блог не сказать что хороший... Впечатлительные люди не оценят эту холодность.
Кажется, что лучше наоборот: благодарить, выражать признательность, делать искренние комплименты и показывать, что автор письма настроен дружелюбно. Разумеется, при этом важно не переходить границы: не оценивать человека, а говорить о его работе; и даже не оценивать работу, а, скорее, говорить о собственных ощущениях.